Кадровый аудит какие документы проверяют. Как провести проверку кадрового делопроизводства в филиале компании. Сложные вопросы проверок: судебная практика

Аудит кадровых документов своими силами
Кадровые документы – эта та часть деятельности по управлению персоналом, где порядок должен быть всегда.

Ведение кадровых документов в соответствии с установленными правилами обеспечивает компании защиту от штрафов проверяющих органов и от трудовых споров с работниками. Кадровый аудит включает в себя экспертную оценку правильности ведения кадрового документооборота, включая анализ текста конкретного документа на соответствие его требованиям трудового законодательства и оценка рисков наложения санкций при проведении проверок и в случае трудового конфликта. Кадровый аудит определит, каких документов в отделе персонала пока нет, но они должны появиться, какие следует доработать, какие можно оставить без изменения.

Когда необходима проверка?

Обычно компании проводят проверку состояния кадровых документов в следующих случаях:

при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (при увольнении или переводе на другую должность, в другое подразделение, филиал);

при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);

при смене руководства организации;

при приведении кадровой документации в соответствие с действующим законодательством после произошедших в нем изменений;

при получении информации или предписания о предстоящей плановой проверке трудовой инспекцией

Так же кадровый аудит можно предложить компаниям, которые планируют оптимизировать работу с кадровыми документами компании, и которым в настоящий момент времени необходима оценка текущего состояния и рекомендации по дальнейшей работе.

Одну из проблем которую решает кадровый аудит, это уменьшение рисков, связанных с нарушением действующего трудового законодательства. Поэтому обычно кадровый аудит, прежде всего, направлен на уменьшение влияния «повышенных зон рисков».

Кто и как?

Кадровый аудит можно поручить компании-провайдеру, оказывающей подобные услуги. Опытные специалисты проведут комплексную проверку по наработанной методике и представят отчет по результатам работы. В отчете укажут выявленные нарушения, их возможные последствия и дадут рекомендации по устранению ошибок, а в дальнейшем помогут в восстановлении кадровой документации. Надо отметить важное преимущество проведения аудита силами стороннего провайдера – это непредвзятость заключения о состоянии кадрового учета на предприятии.

Также кадровый аудит может быть реализован собственными силами. В этом случае нужно издать приказ о проведении кадрового аудита в компании, определить цели и задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию (например, в составе юриста, заместителя главного бухгалтера, начальника отдела кадров), определить сроки и способ проверки.

Проверку можно проводить выборочно (определенное количество должностей, подразделений и все кадровые документы по ним) или путем сплошной (тотальной) проверки. Во многом вид проверки зависит от количества работников в организации, целей, задач и поставленных сроков.

В отдельный список необходимо вынести особую категорию работников, которые имеют условия трудового договора и условия работы, отличные от других и кому, согласно законодательству и локальным актам предоставляются какие-либо льготы, надбавки, компенсации и т.п. Документацию данных работников необходимо проверить более внимательно.

Составляем план проверки.

Сотрудник, участвующий в аудите, должен понимать всю значимость и последствия процесса. Для начала необходимо разработать план, составить список документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе. Далее произвести сверку – что есть и как должно быть, чтобы в дальнейшем восстановить все необходимые кадровые документы.

На практике для проведения кадрового аудита своими силами необходимо:

1. составить план проверки;

2. составить список всех работников, разбить их по должностям и структурным подразделениям;

3. определить перечень нормативных документов, обязательных и дополнительных для данной компании;

4. определить перечень кадровых документов для проверки (к примеру, компания «Орион» определила для себя следующий список, подлежащих проверке: (пример 1))

Пример 1

Штатные расписания; Приказы об утверждении штатных расписаний; Приказы об изменении штатных расписаний;

Трудовые договоры; Дополнительные соглашения к трудовым договорам;

Журнал регистрации трудовых договоров и изменений к ним;

Приказы по личному составу (прием, переводы, увольнения, поощрения, премирование и т.д.);

Журналы регистрации приказов (по личному составу, отпускам, командировкам);

Трудовые книжки; Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Приказ о назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек;

Должностные инструкции;

Приказы о предоставлении отпуска (ежегодного, дополнительного, учебного, отпуска без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком);

Графики отпусков;

Заявления сотрудников (о предоставлении отпусков, в случае отклонения от графика отпусков (ежегодного, дополнительного, учебного, отпуска без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком, другие заявления, заявления на увольнения);

Личные карточки работников по унифицированной Форме Т-2;

Приказы о направлении работников в командировку. Служебные задания;

Табели учета рабочего времени;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Положение об оплате труда и премировании;

Положение о защите персональных данных;

5. одготовить форму проверочного листа (пример 2), в которую будут вноситься данные по нарушениям, отсутствию документов и сроки для исправления существующих документов или создания недостающих документов.

Составление перечня обязательных нормативно-правовых актов, применяемых в организации и перечня локальных нормативных актов компании — это важный этап в ходе проверки, поскольку соответствие ведения кадрового учета законодательству и является основным критерием ведения кадрового учета в компании для специалиста отдела персонала.

В список обязательных нормативно-правовых актов следует включить:

Трудовой кодекс РФ со всеми внесенными изменениями и дополнениями;

Унифицированные формы первичной учетной документации (постановление

Госкомстата России от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»)

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках», в ред.

Сайт работает в тестовом режиме

от 19.05.2008г;

Инструкция по заполнению трудовых книжек (постановление Минтруда России от 10.10.2003г №69);

Положение о направлении в командировки (постановление Правительства РФ от 13.10.2008г №749);

Федеральный закон от 29.12.2006г №255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (в ред. от 25.02.2011г);

Федеральный закон от 19.05.1995 №81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющих детей» (в ред. от 07.03.2011г);

Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» (в ред. от 23.12.2010);

Федеральный закон от 24.11.1995 №181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» (в ред. от 09.12.2010);

Федеральный закон от 27.05.1998 №76-ФЗ «О статусе военнослужащих» (в ред. от 21.04.2011);

Федеральный закон от 17.12.2001 №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» (в ред. от 27.07.2010);

Федеральный закон от 15.12.2001 №167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» (в ред. от 28.12.2010);

Постановление Министерства труда России («Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности»);

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организации, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры РФ 25.08.2010 №558);

При анализе внутренних локальных нормативных актов необходимо обратить внимание на оформление, принятие, утверждение, содержание и ознакомления с ними работников.

В список обязательных локальных нормативных актов компании (на основании ст.5 ТК РФ) следует включить:

правила внутреннего трудового распорядка (чч.3 и 4 ст.189 и ст.190 ТК РФ);

положение о защите персональных данных работников (ст.88 ТК РФ);

положение об оплате труда, премировании (ст.135 ТК РФ);

положение о коммерческой тайне (Федеральный закон от 29.07.2004 №98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в ред. от 24.07.2007));

положение о командировках;

положение об аттестации работников.

Проверка наличия трудовых книжек и правильности их ведения, наличия книги учета движения трудовых книжек и вкладышей, наличия бланков трудовых книжек и вкладышей, а также приказа о назначении ответственного работника за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек обязательно должна входить в зону проверки кадровой документации. Важным моментом кадровой проверки станет ревизия журналов регистрации. Книги регистрации приказов по личному составу проверяются совместно с приказами на предмет корректного внесения информации и отсутствию пропусков в регистрации.

Подводим итоги

В заключение составляется отчет о текущем состоянии кадрового делопроизводства, анализируются, достигнуты ли цели проверки, фиксируются выявленные недостатки, прописываются меры, которые следует предпринять, делаются выводы (пример 4).

По окончании проверки при наличии недостающих или некорректно созданных документов необходимо установить срок, в который эти документы будут созданы или исправлены, разработать план по исправлению найденных нарушений (пример 5).

Материал размещен на сайте HRM.RU

Тема 10.1. Цели, задачи, принципы проведения кадрового аудита

Понятие кадрового аудита. Цели, задачи, принципы проведения кадрового аудита. Составляющие и параметры кадрового аудита.

Аудит на рубеже веков имеет уже достаточно большую историю. Первые независимые аудиторы появились еще в XIX в. в акционерных компаниях Европы. Слово "аудит" в разных переводах означает "он слышит" или "слушающий".

Кадровый аудит — комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления кадровых документов компании, рекомендации и выполнение работ по устранению допущенных компанией ошибок в кадровых документах.

Кадровый аудит состоит из трёх основных этапов:

Оценка соответствия кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития;

Диагностика причин возникновения проблем по вине персонала;

Предметом аудита персонала являются все составляющие процесса управления персоналом.

Кадровый аудит позволяет проанализировать текущее состояние персонала компании и грамотно сформировать стратегию и тактики развития персонала.

Сложно ожидать от сотрудника эффективного результата, если у него нет интереса к работе, или он не видит результатов своего труда. Известно, что даже эффективный сотрудник никогда не откажется от собственных интересов ради интересов любимой компании. Один человек может привести к краху отлично налаженный механизм функционирования бизнес-структуры. Конкретные личности принимают определяющие стратегию дальнейшего развития бизнеса решения, совершают экономические махинации и преступления — фирма выступает только техническим средством. Безопасность бизнеса зачастую зависит от знания характера, склонностей и привычек конкретных личностей, с которыми приходится работать.

Одним словом, он показывает целесообразность кадровой политики предприятия в целом. Проведение эффективной кадровой политики требует гибкости в определении приоритетов направлений деятельности, учета складывающейся ситуации.

Кадровый аудит (эффективность использования человеческих ресурсов) направлен на определение качества кадровой системы компании, сравнительную значимость реализации кадровых процедур для развития компании, а также последовательность развития системы управления человеческими ресурсами.

В основе лежит изучение основных функций управления персоналом с целью предоставления независимого профессионального мнения о степени развития системы управления человеческими ресурсами и ее соответствия потребностям организации.

На этапе кадрового аудита, включающего анализ системы управления человеческими ресурсами, используются методы анализа документов, экспертного структурированного интервью, выделения и анализа основных и вспомогательных процедур системы управления персоналом (СУП). На основании диагностики состояния СУП выявляются основные недостатки и потенциал развития управления человеческими ресурсами в компании, а также разрабатываются предварительные рекомендации по его оптимизации в соответствии со стратегическими и тактическими целями организации.

При проведении кадрового аудита решаются следующие задачи:

Во-первых, проводится оценка системы управления персоналом, включая анализ организационной и функциональной структуры СУП, схем выполнения основных процедур в рамках управления человеческими ресурсами, ведения кадровой документации в соответствии с существующими нормативами и т. д.;

Во-вторых, оценивается кадровый потенциал организации — менеджерский (готовность руководящего состава предприятия к реализации его стратегических и тактических целей) , квалификационный (соответствие уровня знаний и навыков выполняемым профессиональным задачам) , инновационный (готовность к изменениям) , личностный, творческий;

В-третьих, диагностируется структура формальных и неформальных взаимодействий между сотрудниками, каналы информационного обмена, социально-психологический климат в подразделениях, источники возникновения проблемных, конфликтных ситуаций, альтернативные лидеры и группировки.

Составляющими кадрового аудита являются следующие кадровые процессы.

1) Аудит процессов

Менеджеру по персоналу, проводящему кадровый аудит, важно понять, какие направления деятельности и с какой эффективностью осуществляются в организации.

Следующий этап в проведении кадрового аудита связан с необходимостью формирования прогноза кадрового потенциала, оценкой будущего соответствия кадровых процессов стратегии и целям развития организации.

Для этого разрабатывается система индикаторов и строится механизм мониторинга кадровых процессов.

Среди процессов, существенно влияющих на формирование кадрового потенциала, выделяют следующие:

Процесс профессионального развития;

Процессы внутрифирменной коммуникации;

Процессы управления.

Процесс профессионального развития, в зависимости от технологии, принятой в организации, может проходить по принципиально разным схемам:

организация может быть заинтересована в специализации своих сотрудников, требуя от них углубления своих знаний и навыков в конкретных направлениях деятельности;

Организация может быть заинтересована в развитии профессионализма персонала, повышении его способности работать в разных областях, умении менять сферу деятельности, работать на стыке нескольких новых направлений, т. е. в развитии универсализма сотрудников;

Негативным полюсом профессионального развития могут стать процессы депрофессионализации, потери профессиональных навыков и профессиональной этики, которые характерны для некоторых сотрудников.

Для того чтобы оценить преобладающие тенденции в области кадровых процессов, рекомендуется проанализировать следующие индикаторы процессов профессионализации:

Преобладание специализации или универсализации;

Баланс между технологичностью и креативностью, т.е. использованием описанных и формализованных способов решения задач или необходимостью выработки новых, творческих решений сложных проблем, не имеющих стандартных вариантов их решений;

Способы взаимодействия различных исполнителей в ходе трудового процесса, которые могут происходить либо на основаниях кооперации, либо на основаниях конкуренции.

Анализ процесса внутрифирменной коммуникации дает возможность оценить характерные для организации схемы общения, области и принципы, лежащие в основе формирования корпоративной культуры и философии фирмы. Для того чтобы охарактеризовать коммуникацию в организации, следует проанализировать:

Схемы передачи информации, существующие технологии и схемы обратной связи, преобладание трансляционных схем или схем партнерского взаимодействия;

Существующие нормы в области внутрифирменной коммуникации, оценить степень его формализованности или спонтанности;

2) Набор персонала

Описание способов распространения информации о потребности в персонале, используемых способов набора. Оценка результативности набора (финансовой и качественной). Оценка перспективного списка кандидатов на работу, обеспеченности вакансий кандидатами

3) Отбор персонала

Оценка результативности разработанной программы оценочных процедур. Анализ изменений кадрового потенциала организации

4) разработка системы стимулирования

Анализ структуры оплаты труда, доли базовой и премиальной ставок, наличие схем, персонифицирующих выплаты в соответствии с эффективностью. Оценка соответствия разработанных принципов, структуры зарплаты и льгот условиям на рынке труда, производительности и прибыльности организации. Проведение сравнительных исследований, определение эффективной системы вознаграждения

5) Адаптация персонала

Описание используемых процедур адаптации, оценка их эффективности (количество работников, увольняемых в течение полугода, одного года, конфликты в подразделениях новичков). Описание проблем, возникающих в период адаптации

6) Обучение персонала

Анализ целей и используемых форм обучения. Оценка количества прошедших обучение (по темам). Анализ процесса сбора и распространения в организации информации о программах обучения. Анализ системы оценки эффективности обучения (выделение параметров оценки: с точки зрения затрат, количества персонала, практической ориентированности программ, фактических результатов, изменения мотивации к труду и социально-психологического климата и т. д.)

7) Оценка трудовой деятельности

Оценка аттестации, периодичности ее проведения, представляемых результатов и решений, принимаемых по результатам аттестации

8) Повышение, понижение, перевод, увольнение

Оценка эффективности используемой системы кадрового мониторинга, адаптация компьютерных методов кадрового мониторинга. Оценка результативности методов планирования карьеры

9) Подготовка руководящих кадров

Анализ и проектирование управленческой деятельности в организации. Оценка управленческого потенциала и определение потребности в подготовке управленческого персонала

10) Мониторинг социально-психологической ситуации и организация коммуникации внутри предприятия

Диагностика кадровых процессов и социально-психологического климата, оценка уровня социальной напряженности в организации. Диагностика организационной культуры, типа управленческой команды, оценка уровня их соответствия другим элементам организации (целям, структуре, технологии, финансам, системе управления, кадровому составу). Определение потребности в подготовке и реализации программ развития внутриорганизационной коммуникации — доминирующие темы, по поводу которых разворачивается общение, степень фиксации на предмете деятельности, возможность выхода за рамки непосредственной деятельности и ориентация на удовлетворение интересов партнеров.

Анализ процессов управления организацией позволяет оценить тенденции развития системы управления и позицию персонала по отношению к процедурам принятия управленческих решений.

Проводя организационно-кадровый аудит, менеджер по персоналу должен решить важный вопрос: обладает ли организация достаточным человеческим ресурсом функционирования и изменения, способен ли персонал работать достаточно эффективно и в соответствии с выбранной стратегией? Для этого надо оценить фактический состав персонала, а также особенности самого персонала, наличие профессионально важных качеств и характеристик.

Оценка кадрового состава должна включать:

Оценку укомплектованности кадрового состава в целом и по уровням управления, включая оценку обеспеченности персоналом всего технологического процесса;

Оценку соответствия уровня подготовленности персонала требованиям деятельности;

Анализ структуры кадрового состава в соответствии с требованиями технологии и классификатором должностей;

Анализ структуры кадрового состава по социально-демографическим характеристикам;

Оценку текучести кадров.

Аудит кадрового состава и кадрового потенциала позволяет выявить:

Уровень кадровой обеспеченности и потребность в персонале;

Качественную структуру управленческого персонала (ролевая и психологическая структуры);

Потребности в обучении;

Стили управления;

Социально-психологический климат;

Инновационный потенциал;

Основные источники сопротивления изменениям;

Распределение персонала в рамках организации (по уровням иерархии и функциональным направлениям).

Итак, опыт передовых предприятий показывает, что использование методов, приемов, отработанных и проверенных процедур кадрового аудита весьма существенно помогает в процессе управления персоналом эффективно реализовывать стратегию и миссию организации.

Знание и умение использовать в работе положительные и отрицательные факторы управления персоналом в значительной степени способствуют укреплению социально-психологического климата на предприятии, обеспечивают рост производительности труда, а в конечном итоге повышают рентабельность производства.

Вопросы для самоконтроля:

1. Дайте определение понятия кадрового аудита.

Приказ о проведении кадрового аудита (образец заполнения)

Каковы основные цели кадрового аудита?

3. Охарактеризуйте задачи кадрового аудита?

4. Каковы принципы проведения кадрового аудита?

5. Перечислите и дайте определение оставляющим и параметрам кадрового аудита?

Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов. Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками. Но не все работодатели уделяют должное внимание правильности ведения кадрового делопроизводства и качеству кадровых документов, вследствие чего в документах возникает беспорядок. Выявить ошибки в ведении кадрового учета и привести документы в порядок поможет проведение кадрового аудита организации.

Кадровый аудит организации или аудит кадровой документации, аудит документооборота - это процедура по оценке системы кадрового документооборота, сложившегося при ведении кадрового учета, включающая в себя проверку наличия всех обязательных кадровых документов и экспертизу кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству Российской Федерации, в целях минимизации рисков штрафных санкций, связанных с проведением проверок соблюдения трудового законодательства, а также рисков трудовых споров и жалоб работников.

Кадровый аудит необходимо проводить в следующих случаях:

при предстоящей государственной проверке;
при смене специалиста по кадрам;
при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);
при смене руководства компании;
при изменении законодательства.
Кадровый аудит можно провести самостоятельно или доверить его проведение сторонней организации. Существуют специализированные компании, которые проводят кадровый аудит, они проведут проверку и напишут детализированный отчет, в котором будут указаны ошибки и нарушения, а также рекомендации по их устранению. Но их услуги стоят дорого, поэтому не все руководители соглашаются обратиться к таким компаниям.
В этом случае поможет проведение аудита кадровой документации своими силами. Для этого нужно издать приказ о проведении проверки, определить ее цели и сроки, а также прописать лиц, которые будут проводить кадровый аудит.
После издания приказа, необходимо определить этапы проведения кадрового аудита. Из определения аудита кадровой документации следует, что первым этапом является проверка наличия всех обязательных кадровых документов, а вторым экспертиза на предмет соответствия кадровой документации действующему законодательству. Рассмотрим подробнее каждый этап проведения кадрового аудита.

Проверка наличия обязательных кадровых документов

Работодатель несет ответственность за отсутствие обязательных кадровых документов, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, поэтому при проведении кадрового аудита первым делом необходимо определить перечень таких документов и проверить их наличие в компании.

Обязательные кадровые документы можно подразделить на две группы :

документы, которые обязательны для всех компаний независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности;
документы, которые становятся обязательными при определенных условиях.

К первой группе относятся документы, обязательность которых прописана в трудовом законодательстве, например, локальные нормативные акты, которые разрабатываются каждым работодателем самостоятельно и которые отражают условия труда именно в данной организации. Перечень всех документов, которые относятся к данной группе, приведен в таблице 1.

Таблица 1 Кадровые документы, обязательные для всех работодателей


Правила внутреннего трудового распорядка	ст. 189, 190 ТК РФ
Положение о защите персональных данных	п. 8 ст. 86 ТК РФ
Инструкция по охране труда	ст. 212 ТК РФ
Положение об оплате труда	ст. 135 ТК РФ
График отпусков	ст. 123 ТК РФ
Штатное расписание	ст. 57 ТК РФ
Табель учета рабочего времени	ст. 91, 99 ТК РФ
Приказы по основной деятельности	Инструкция по заполнению формы Т-3 Постановления Госкомстата от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций», п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и т.д.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них	п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»
Журнал учета прохождения инструктажа по охране труда	п. 2.1.3 Постановления Минтруда РФ и Минобрахования РФ от 12.02.2003 г. № 1 «Об утверждении Порядка обучения охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций»
Журнал учета мероприятий по контролю	ч. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ « О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»
Трудовой договор	ст. 56, 57, 67 ТК РФ
Трудовая книжка	ст. 65, 66 ТК РФ
Личная карточка	п. 12 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»
Приказы по личному составу	ст. 62, 68, 84.1 и т.д.
Заявления работников	ст. 80, 127, 128, 255 ТК РФ и т.д.

Ко второй группе относятся документы, которые становятся обязательными при наличии определенных условий, которые могут быть обусловлены спецификой организации или если на данные документы делается ссылка в трудовом договоре, локальном нормативном акте или других документах. Перечень таких документов приведен в таблице 2.

Таблица 2 Документы, которые могут стать обязательными при наличии определенных условий

Документ	Условия, при которых документ становятся обязательным
Должностные инструкции
Положение о премировании	Если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка
Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем	Если в организации есть такой режим работы
График сменности	Если в организации введена сменная работа
Положение о неразглашении коммерческой тайны	Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны
Коллективный договор	Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем
Договор о коллективной материальной ответственности	Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности	Если в организации работают сотрудники - материально ответственные лица

Также работодатели могут утверждать и другие локальные нормативные акты, обязательное наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, положения об отделах, о персонале, аттестации и т.д.

Завершающим действием первого этапа кадрового аудита является сверка документов - какие документы есть, а какие нужно разработать. Для удобства результаты сверки можно свести в таблицу (таблица 3)

Таблица 3 Сверка документов

Экспертиза документов

После того, как мы определили список обязательных документов, проверили их наличие, необходимо проверить правильность их оформления, а также соответствие требованиям законодательства.

Таким образом, на данном этапе проверяется содержание кадровых документов. Проверяйте все документы, которые есть в компании.

Просматривая локальные нормативные акты, необходимо проверить, чтобы они не ухудшали положение работников по сравнению с трудовым законодательством и раскрывали условия труда компании. Все работники должны быть ознакомлены с локальными нормативными актами под роспись. При проверке локальных нормативных актов необходимо использовать соответствующие статьи Трудового кодекса Российской Федерации.

С каждым работником должно быть подписано согласие на обработку и передачу его персональных данных, если работнику, по его просьбе, оформляются справки, то на каждую справку работник должен написать письменное согласие на передачу его персональных данных третьей стороне.

В графике отпусков должны быть указаны не только плановые отпуска, но и должны делаться отметки о фактических отпусках, о переносах отпусков. Сотрудники должны быть письменно уведомлены о дате начала отпуска за две недели.

В организации должно быть актуальное штатное расписание, которое утверждается приказом, если в штатное расписание вносятся изменения, то должны быть изданы приказы о внесении изменений в штатное расписание.

Табели учета рабочего времени должны быть за каждый месяц, в табелях должны отображаться сведения обо всех сотрудниках (об отпусках, больничных, прогулах и т.д.).

Просматривая распорядительные документы, необходимо проверить, чтобы приказы по личному составу хранились отдельно от приказов по основной деятельности. Если компания не использует унифицированные формы документов, а разработала и использует свои формы, то данные формы документов должны быть утверждены приказом руководителя компании.

При аудите трудовых книжек, необходимо проверить наличие приказа по основной деятельности о назначении ответственного за ведение трудовых книжек . Все трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, все книжки должны быть в наличии и в них должны быть внесены все записи (приемы, переводы, награждения), вкладыши должны быть вшиты в трудовые книжки. Работодатель должен сам закупать бланки трудовых книжек и вкладышей и зафиксировать их в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться в бухгалтерии, которая ведет приходно-расходную книгу, передача бланков в отдел кадров осуществляется на основании служебных записок или заявок ответственного за ведение трудовых книжек. Новые трудовые книжки и вкладыши оформляются работникам на основании их заявлений.

Трудовые договоры должны быть заключены с каждым работником, содержание трудового договора должно соответствовать статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации, то есть в трудовом договоре, как минимум, должны быть указаны сведения и условия, предусмотренные данной статьей.

Обратите внимание на правильность заполнения личных карточек работников, в них должны быть указаны актуальные данные, карточки должны быть на каждого работника. В личной карточке должны быть указаны коды и со всеми сведениями о приеме и переводах работник должен быть ознакомлен под роспись.

Все кадровые журналы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью и подписью руководителя компании, а книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них опломбированы или скреплены сургучной печатью.

Оформление итогов кадрового аудита

По итогам кадрового аудита, лица, проводившие аудит, составляют отчет о результатах проверки. В отчете по кадровому аудиту отображаются выявленные ошибки и меры, необходимые для устранения данных ошибок, делаются выводы о состоянии кадрового учета и риски, которые возникают у компании.

Отчет можно разделить на два блока.

В первом блоке распишите итоги аудита обязательных кадровых документов по компании (локальных нормативных актов, приказов по основной деятельности, штатного расписания, графика отпусков и т.д.).

Во втором блоке распишите результаты проверки документов по делу каждого сотрудника (трудовой договор, личная карточка, ознакомление с локальными нормативными актами, трудовая книжка).

Закрытое акционерное общество "Цветы России" (ООО "Цветы России")

ПРИКАЗ N 5

1 августа 2012 г. Москва

О проведении аудита кадровой документации

В целях оптимизации работы с кадровой документацией, определением ее соответствия требованиям законодательства о труде и на основании заключенного договора на проведение аудита с ООО "Бест Консалт"

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Произвести 15 - 17 августа 2012 г. аудит кадровой документации в отделе кадров ЗАО "Цветы России".

2. Сформировать рабочую группу в составе:

Руководитель группы - начальник отдела кадров Давыдов А.М.;

Заместитель руководителя группы - ведущий инспектор по кадрам Сазонова И.Г.;

Эксперты группы:

инспектор по кадрам Морозова Д.И.;

инспектор по кадрам Розанова Н.В.;

делопроизводитель Муромова Я.В.

3. Утвердить график проведения аудита (приложение N 1).

4. Назначить ответственным за проведение аудита кадровой документации заместителя генерального директора по общим вопросам Мишина Г.С.

5. Назначить лицом, уполномоченным взаимодействовать с консалтинговой компанией ООО "Бест Консалт" по вопросу проведения аудита кадровой документации, начальника отдела кадров Давыдова А.М.

6. Начальнику канцелярии Кругловой М.С. выдавать по запросу руководителя рабочей группы Давыдова А.М. документы по личному составу для проведения аудита в соответствии с инструкцией по делопроизводству ЗАО "Цветы России" согласно утвержденному графику проведения аудита.

7. Обязать членов рабочей группы выдавать документы, содержащие персональные данные работников, с соблюдением правил, установленных положением о порядке работы с персональными данными работников ЗАО "Цветы России".

Генеральный директор К.А. Ивлева

Мне предстоит повышение – перевод в отдел кадров в филиале нашей организации. Я немного нервничаю – дело ответственное, хочется избежать возможных ошибок и осложнений. Начать работу на новом месте я планирую с проведения проверки кадрового делопроизводства. Подскажите, пожалуйста, как это правильно сделать.

Прежде чем разбирать «секреты» внутреннего кадрового аудита нужно понимать, для каких целей вы его будете проводить.

Как правило в подобных вашей ситуациях проверка кадрового делопроизводства нужна для того, чтобы определить, соответствует ли кадровая работа в филиале требованиям трудового законодательства и локальных нормативных актов компании. Цель такой проверки – устранение возможных рисков компании, связанных с ошибками при оформлении кадровой документации. Поэтому ваше желание начать работу именно с внутреннего аудита правильное.

Чтобы иметь правовое основание для внесения исправлений, корректировки недочетов в кадровых документах, которые могут быть выявлены в ходе проверки, необходимо придать ей официальный статус. Поэтому последовательность действий при проверке будет следующей:

Этап 1. Издание приказа

В нем необходимо указать:

цели и задачи проверочного мероприятия;
членов комиссии. В ее состав могут войти специалисты компании, обладающие знаниями в области трудового права и делопроизводства;
срок проведения проверки и период, за который она будет осуществляться;
срок представления отчета (акта) по полученным результатам.

Наша справка

Сверка документов – сравнение, сравнивание, пунктировка, рекапитуляция, отождествление, сличение, сопоставление, проверка документов

Этап 2. Ознакомление с приказом всех заинтересованных лиц, в том числе руководителя филиала

Этап 3. Проведение сверки документов

Следующим этапом проверки может стать сверка документов (того, что есть, с тем, что должно быть в наличии), которая проводится для восстановления в дальнейшем всех необходимых кадровых документов.

Помочь в этом может локальный нормативный акт, регламентирующий кадровый документооборот в филиале компании.

Таким нормативным актом могут быть Положение или Инструкция по кадровому делопроизводству в компании либо общая Инструкция по делопроизводству, включающая раздел по кадровому делопроизводству, в том числе в филиале. Это не обязательный документ, но его наличие регламентирует порядок ведения кадрового делопроизводства в филиале компании.

В филиале должен быть в наличии полный комплект обязательной кадровой документации. К нему относятся:

1. Локальные нормативные акты.

В каждом филиале должны быть следующие локальные нормативные акты:

правила внутреннего трудового распорядка;
положение о защите персональных данных;
положение об оплате труда;
положение о стимулирующих надбавках;
положение о командировках;
инструкции по охране труда.

При этом некоторые из них могут быть утверждены в целом для компании. В этом случае они будут распространяться и на филиалы. В таком случае в филиале должны быть в наличии надлежащим образом заверенные копии этих документов. Применительно к штатному расписанию – присланная из головного офиса заверенная выписка из штатного расписания компании, относящаяся к деятельности филиала.

Имейте в виду

Заверить копии локальных актов, утвержденных в целом по организации может кадровик компании. Полномочия на это могут быть зафиксированы в его должностной инструкции, трудовом договоре и (или) приказе.

2. Штатное расписание.

3. Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.

4. График отпусков.

5. Приказы по основной деятельности (о приеме на работу руководителя филиала, об утверждении штатного расписания и др.).

6. Приказы по личному составу (о приеме, переводе, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора, направлении в командировку, поощрении работника).

7. Табель учета рабочего времени.

8. Трудовые книжки, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

9. Журналы учета:

прохождения инструктажа по охране труда и технике безопасности;
мероприятий по контролю.

Кроме того, сверке подлежат также документы, которые являются обязательными для организации при определенных условиях, перечисленные в таблице .

Документ	Условие, при котором является обязательным для компании
Коллективный договор	Если он заключен
Должностные инструкции	Если должностные обязанности не включены в содержание трудовых договоров либо в тексте трудового договора имеется ссылка на должностную инструкцию
Перечень должностей сотрудников с ненормированным рабочим днем	Если такие имеются в организации
График сменности	Если в организации введена сменная работа
Положение об охране коммерческой тайны	Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны
Договоры о коллективной материальной ответственности	Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность, утвержденным постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85
Договоры о полной индивидуальной материальной ответственности	Если в организации работают сотрудники, являющиеся материально ответственными лицами согласно Перечню должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержденному постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85

Этап 4. Проверка содержания кадровой документации

Итак, после того как будет определено, какие документы в отделе кадров пока отсутствуют, но должны появиться, какие следует доработать и какие можно оставить без изменения, важно обратить внимание на качество документов, а именно на правильность их составления с точки зрения кадрового делопроизводства и юридическую грамотность. Подробное рассмотрение требований к каждому документу – тема не для одной статьи, в этом материале мы остановимся лишь на некоторых моментах, о которых, к сожалению, кадровики чаще всего забывают.

1. Полномочия руководителя

За руководителем филиала должны быть документально закреплены полномочия по приему и увольнению работников. Это может быть отражено в трудовом договоре и (или) доверенности.

Если такие полномочия не закреплены надлежащим образом, то действия руководителя филиала по приему и увольнению сотрудников филиала могут быть признаны незаконными.

2. Порядок ведения трудовых книжек

Особое внимание следует уделить порядку ведения трудовых книжек. Прежде всего, нужно проверить наличие приказа по основной деятельности о назначении ответственного по ведению трудовых книжек.

При ревизии трудовых книжек необходимо убедиться, что все они зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, все книжки имеются в наличии и все записи в них внесены на основании соответствующих приказов.

Трудовые книжки и вкладыши должны храниться в несгораемом сейфе.

3. Личные карточки

В личных карточках работников должны быть продублированы записи из трудовых книжек (вкладышей) о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу и увольнении, а рядом стоять подписи работников, свидетельствующие о том, что они ознакомлены с этими записями.

4. Журналы регистрации

Важный момент кадровой проверки – ревизия журналов регистрации. Все кадровые операции должны фиксироваться в специальных журналах (книгах) учета.

К обязательным журналам отдела кадров относятся:

журнал регистрации приказов по личному составу (согласно перечню, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558);
приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
журнал учета проверок.

Обязанность ведения этого журнала установлена ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». В таком журнале контролирующие органы делают запись о проведенной проверке. Типовая форма журнала утверждена приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 № 141.

Наша справка

Согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов, в том числе по учету труда и его оплате, должны быть утверждены руководителем компании по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты следует утверждать в составе бухгалтерской учетной политики, т. е. в филиале должны использоваться формы первичных учетных документов, утвержденных руководителем компании.

Кроме того, отдел кадров может использовать и другие журналы регистрации. Например, журналы регистрации:

трудовых договоров;
личных карточек;
отпусков;
направления в командировки;
учета листков нетрудоспособности;
выдачи справок;
проверок состояния воинского учета;
прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и пр.

Допустимо использовать как утвержденные, так и самостоятельно разработанные формы таких документов, но оформление журналов должно быть единым: листы пронумерованы, журнал прошнурован, скреплен сургучной печатью или опломбирован и заверен руководителем организации.

Конкретный перечень журналов регистрации, которые ведутся в отделе кадров филиала, должен быть приведен в разделе «Номенклатура дел компании», содержащем список дел и журналов учета, в том числе в филиале.

Этот этап наиболее продолжительный по времени. Так как проверке, как правило, подлежит большой массив документов, мы рекомендуем ее результаты свести в таблицу (фрагмент) :

Этап 5. Оформление акта (отчета) по результатам проверки

Акт (отчет) по результатам проверки может быть составлен в произвольной форме в виде документа, содержащего описательную часть, выводы и рекомендации (пример 2) , а также таблицу выявленных в ходе проверки проблем и нарушений и рекомендации по их устранению с указанием ответственных лиц и сроков, оформленную в виде приложения к акту (отчету).

Кроме того, в акт (отчет) по результатам проверки могут быть включены:

анализ наличия кадровых документов согласно трудовому законодательству;
анализ соответствия оформления документов требованиям трудового законодательства;
оценка содержания внутренних локальных нормативных актов организации;
анализ кадровых процедур на соответствие требованиям законодательства;
анализ соответствия документов требованиям архивного законодательства;
ссылки на конкретные статьи нормативных актов, по которым у компании есть нарушения;
оценка рисков: какие нарушения могут привести к возникновению трудовых споров или штрафным санкциям со стороны проверяющих органов;
рекомендации по исправлению ошибок в кадровом делопроизводстве;
рекомендации по расстановке приоритетов в дальнейшей работе с кадровыми документами.

Пример 2. Акт по результатам проверки кадрового делопроизводства в филиале компании (фрагмент)

Резюме

Если вы решили провести внутренний аудит кадровых документов, легализуйте это мероприятие, проверьте документы на наличие, а затем на ошибки. В результате – акт.

Для проведения аудита кадрового делопроизводства и приведения документов в надлежащее состояние перед приходом ГИТ, необходимо подготовить информацию о виде деятельности организации, штатной численности сотрудников, период за который необходимо восстановить документы или провести проверку с выдачей рекомендаций.
В ниже приведённых статьях мы подробно осветим требования инспекции по труду.

ИНСТРУКЦИЯ по кадровому делопроизводству

Кадровое делопроизводство осуществляет отдел кадров Организации в соответствии с данной инструкцией. Ответственность за ведение кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил работы, сроков оформления и сохранность кадровых документов возлагаются на руководителя отдела кадров.

Перед проверкой кадрового делопроизводства инспекцией по труду необходимо проверить:

Прием новых работников;
Перевод внутри Организации;
Увольнение сотрудников;
Предоставление отпусков;
Организация работы с трудовыми книжками;
Поощрения и дисциплинарные взыскания;
Выдача справок и копий документов работникам;
Использование и хранение персональных данных работников;
Порядок передачи документов на архивное хранение;
Наличие специальной оценки условий труда рабочих мест.

1. Прием новых работников

Аудит кадрового делопроизводства осуществляет проверку соблюдения правил оформления сотрудников.

При приеме на работу гражданин должен предъявить, а сотрудник отдела кадров обязан затребовать от него следующие документы:

Для лиц, поступающих впервые на работу, отдел кадров оформляет трудовую книжку, а бухгалтерия – свидетельство государственного пенсионного страхования.

Если у кандидата отсутствует трудовая книжка (утрата, порча или иная причина), то по письменному заявлению этого лица сотрудник отдела кадров оформляет ему новую трудовую книжку.

Сотрудник отдела кадров, отвечающий за оформление документов при приеме на работу, обязан:

проверить наличие всех необходимых документов для заключения трудового договора;
ознакомить кандидата под подпись с действующими в Организации локальными нормативными актами до подписания трудового договора, в том числе с должностной инструкцией;
подготовить проект трудового договора в двух экземплярах по утвержденному в Организации шаблону;
подготовить проект приказа о приеме на работу по унифицированной форме № Т-1 (Т-1а);
передать трудовой договор и приказ о приеме на подпись генеральному директору или уполномоченному им лицу.

После того как документы будут оформлены со стороны Организации, сотрудник отдела кадров обязан:

подписать трудовой договор у лица, принимаемого на работу;
выдать сотруднику один экземпляр трудового договора. Работник подтверждает получение экземпляра трудового договора, поставив подпись на экземпляре договора организации;
ознакомить работника под подпись с приказом о приеме на работу (в трехдневный срок со дня фактического начала работы);
заполнить личную карточку по унифицированной форме № Т-2 и ознакомить со всеми записями под подпись;
заполнить трудовую книжку сотрудника, проработавшего в Организации свыше пяти дней;
зарегистрировать трудовую книжку работника в книге учета хранения трудовых книжек и вкладышей в них.

Личные карточки располагаются в алфавитном порядке.

2. Перевод работников внутри Организации

Переводы сотрудников Организации допускаются только с их письменного согласия, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

При переводе работника сотрудник отдела кадров обязан:

получить согласие сотрудника о переводе, оформив уведомление о переводе (при переводе по инициативе работодателя);
принять заявление о переводе, подписанное руководителем структурного подразделения, откуда переводится, руководителем структурного подразделения, куда переводится работник, и генеральным директором или уполномоченным им лицом (при переводе по инициативе работника);
составить проект дополнительного соглашения к трудовому договору в двух экземплярах;
составить проект приказа о переводе по унифицированной форме № Т-5 (Т-5а );
передать на подпись проекты дополнительного соглашения и приказа генеральному директору или уполномоченному им лицу;
подписать дополнительное соглашение у работника и отдать ему один экземпляр соглашения. Проверить, чтобы работник при получении экземпляра дополнительного соглашения поставил свою подпись на экземпляре соглашения Организации;
ознакомить работника с приказом о переводе под подпись.

Если перевод является постоянным, то сотрудник отдела кадров обязан:

внести запись о переводе в трудовую книжку работника и в личную карточку (форма № Т-2 ) (не позднее недельного срока);
ознакомить с этой записью работника под подпись в личной карточке.

3. Увольнение работников

Аудит кадрового делопроизводства проверяет соответствие соблюдения требования Трудового законодательства об увольнении по основаниям, предусмотренным Трудовым законодательством. Соблюдение установленных сроков письменного предупреждения о предстоящем увольнении. Течение срока предупреждения об увольнении начинается на следующий день после уведомления.

Заявление об увольнении является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника. Заявление пишется от руки, на имя генерального директора, в тексте излагается просьба об увольнении, причина и дата увольнения. В документе должна содержаться дата подачи заявления.

При получении заявления об увольнении, сотрудник отдела кадров обязан проверить правильность составленного заявления об увольнении (реквизиты, даты увольнения и написания заявления), наличие необходимых подписей на заявлении.

Увольнение работника (прекращение трудового договора) документируют унифицированной формой № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником».

В тексте приказа об увольнении указывается дата увольнения, фамилия, имя, отчество работника, табельный номер, должность (профессия) и структурное подразделение, номер и дата трудового договора. Дата увольнения является необходимым реквизитом приказа, так как днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы.

При увольнении работника по любому из оснований увольнения сотрудник отдела кадров обязан:

составить проект приказа об увольнении по форме № Т-8;
передать проект приказа на подпись генеральному директору или уполномоченному им лицу;
ознакомить работника с приказом под подпись;
по заявлению работника выдать заверенные копии документов, связанных с его работой.

В последний рабочий день работника:

внести запись об увольнении в трудовую книжку работника и личную карточку по форме №Т-2 и ознакомить с ними сотрудника под подпись;
выдать работнику его трудовую книжку. Работник подтверждает получение трудовой книжки, поставив подпись в книге учета трудовых книжек и вкладышей в них.

В случае если в день увольнения выдать трудовую книжку сотруднику невозможно в связи с его отсутствием, либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, сотрудник отдела кадров в адрес (или адреса) увольняемого сотрудника направляет уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на пересылку ее по почте. Со дня направления уведомления представитель нанимателя (работодатель) освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

4. Предоставление отпусков работникам

Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется согласно графику отпусков, утвержденному в Организации. График отпусков на следующий год составляется отделом кадров в первую неделю декабря текущего года с учетом мнения работников по унифицированной и утверждается не позднее чем за 14 календарных дней до начала нового года. Сотрудник отдела кадров обязан ознакомить работников с утвержденным графиком отпусков под подпись.

Сотрудник отдела кадров не позднее чем за две недели до наступления отпуска уведомляет работника под подпись о предстоящем отпуске.

По согласованию с работодателем работник может перенести даты отпуска. Для этого он пишет соответствующее заявление, которое подписывает непосредственный руководитель работника и генеральный директор или уполномоченное им лицо. При предоставлении такого заявления в отдел кадров сотрудник отдела кадров обязан проверить заявление на наличие информации для составления приказа.

При оформлении отпуска без сохранения заработной платы работник пишет заявление, которое подписывает непосредственный руководитель и генеральный директор или уполномоченное им лицо.

При предоставлении отпуска работнику сотрудник отдела кадров обязан:

оформить приказ о предоставлении отпуска по унифицированной (Т-6а);
ознакомить с приказом об отпуске под подпись;
внести сведения об отпуске в личную карточку работника.

5. Организация работы с трудовыми книжками

Трудовая книжка оформляется и в дальнейшем ведется в точном соответствии с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей». Правила утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и «Инструкцией по заполнению трудовых книжек», утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

В его обязанности входит:

вносить в трудовые книжки записи в установленные законодательством сроки;
вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
регистрировать (с указанием серии и номера) в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним все трудовые книжки работников Организации, принятых на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним, оформленные на работников, поступивших на работу впервые;
контроль за подписанием трудовых книжек при увольнении работника и получении трудовой книжки на руки.

Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек подлежат уничтожению в порядке, установленном пунктом 42 "Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей".

Проверка заполнения трудовых книжек

6. Поощрения и дисциплинарные взыскания

Поощрения за успехи в работе и ответственность за дисциплинарные проступки
определены Правилами трудового распорядка.

Выплата заработной платы производится Работодателем не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника Организации оформляется унифицированной формой № Т-11. Работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой и др.). За особые трудовые заслуги перед Обществом и государством работники Организации могут быть представлены к государственным наградам.

Основанием для издания подобных приказов служит докладная записка. Сотрудник отдела кадров на основании записки и резолюции генерального директора готовит приказ о поощрении. Приказ должен содержать указание вида поощрения (благодарность, ценный подарок, почетная грамота, премия и др.).

Подлинник приказа о поощрении остается на хранении в отделе кадров. На его основании сведения о поощрении заносятся в трудовую книжку, личную карточку по форме № Т-2 работника.

За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение по вине работника возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие виды дисциплинарных взысканий:
– замечание;
– выговор;
– увольнение по соответствующим основаниям.

До применения взыскания от работника должно быть затребовано объяснение в письменной форме. В случаях отказа работника дать такое объяснение составляется соответствующий акт. В объяснительной записке объясняются причины происшедшего – нарушение трудовой дисциплины, невыполнение какого-либо задания и др. Объяснительная
записка пишется собственноручно, в одном экземпляре.

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины составляется руководителем структурного подразделения Организации на основании объяснительной записки работника. Руководитель структурного подразделения передает объяснительную и докладную записки генеральному директору или уполномоченному им лицу для рассмотрения и резолюции. Резолюция пишется на докладной записке и должна содержать решение о виде дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. Взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии или проверки финансовой и хозяйственной деятельности – не позднее двух лет со дня его совершения.

За каждый проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания составляется:

на бланке приказа по личному составу, если взысканием является замечание или выговор;
на бланке приказа по форме № Т-8, если взысканием является увольнение по соответствующим основаниям.

Приказ оформляется на основании докладной записки, объяснительной работника и резолюции генерального директора или уполномоченного им лица.

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов его издания объявляется работнику, подвергнутому взысканию, под подпись в течение трех рабочих дней со дня его издания. В случае отказа работника подписать приказ составляется соответствующий акт.

Подлинник приказа остается на хранение в отделе кадров.

7. Выдача справок и копий документов работникам

Сотрудник отдела кадров, ответственный за кадровый учет, в течение трех дней после подачи заявления работником о выдаче документов, связанных с его трудовой деятельностью, должен предоставить работнику:

справку с места работы (по просьбе работника в справке указываются сведения о заработной плате и другие необходимые сведения);
заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее;
заверенную копию приказов, касающихся трудовой деятельности работника (о приеме, переводе, увольнении, отпуске);
выписку из приказа и т. д.

Справка и выписка оформляются на бланке организации. Подписываются генеральным директором или иным уполномоченным лицом.

Копии документов заверяются путем проставления на каждом листе надписи «Верно» и следующих реквизитов:

должность лица, заверившего копию;
личная подпись;
расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
дата заверения;
печать отдела кадров.

Копия трудовой книжки заверяется сотрудником отдела кадров. Чтобы подтвердить факт работы работника в Организации, на копии трудовой книжки после конечной записи сотрудник отдела кадров указывает: «Работает по настоящее время». После этой записи копия трудовой книжки заверяется в общем порядке согласно п. 7.3 Инструкции.

8. Использование и хранение персональных данных работников

Персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

При обработке персональных данных работника Организации, то есть получении, хранении, передаче или любом другом использовании персональных данных, сотрудники отдела кадров обязаны соблюдать требования, установленные трудовым законодательством и Положением о работе с персональными данными сотрудников.

Подробнее о проверке хранения данных

Личные карточки работников, приказы по личному составу, справки, отражающие социально-демографические сведения о работнике и его работу в прошлом, другие документы, содержащие персональные данные работников и информацию, касающуюся непосредственно работника, хранятся в специально отведенных запираемых шкафах.

Трудовые книжки хранятся в несгораемых сейфах.

9. Порядок передачи документов на архивное хранение

Общий порядок работы по подготовке документов кадрового делопроизводства к архивному хранению, включая формирование и оформление дел, проведение экспертизы ценности документов, составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и передачу дел в архив, регламентируется Инструкцией по делопроизводству
Организации.

Документы кадрового делопроизводства по истечению срока надобности в установленном порядке передаются на архивное хранение либо выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение осуществляется путем проведения экспертизы ценности документов.

Работу по Организации и проведению экспертизы ценности документов кадрового делопроизводства проводит постоянно действующая экспертная комиссия Организации.

10. Наличие специальной оценки условий труда рабочих мест.

Специальной оценки условий труда рабочих мест по условиям труда подлежат все имеющиеся в организации рабочие места. На каждое рабочее место должна быть составлена карта специальной оценки условий труда рабочего места по условиям труда. www.ceut.ru

Работодатель, основываясь на результатах оценки, может привести рабочие места в соответствии с требованиями ГОСТ и др. законодательных актов, с целью освобождения себя от уплаты дополнительных взносов в ПФ.

Результаты исследований могут использоваться в целях предоставления работникам гарантий и компенсаций, повышения уровня защиты прав работников, обеспечения их средствами СИЗ, СКЗ, МО, оценкой рисков на рабочих местах.
Специальную оценку условий труда необходимо проводить не реже одного раза в пять лет. Документы по специальной оценке условий труда рабочих мест хранятся в организации 45 лет.

Приложение №1. Кадровые документы, ведение которых обязательно:

Трудовые книжки;
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
Трудовые договоры;
Должностные инструкции;
Штатное расписание;
Приказы по основной деятельности;
Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение);
Заявления сотрудников об увольнении по собственной инициативе, отпуске;
Заявления сотрудников о предоставлении отпусков без сохранения з/п и приказы о предоставлении таких отпусков;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Положение об оплате труда;
Положение о премировании;
Положение о персональных данных сотрудников;
График отпусков;
График сменности;
Приказы по отпускам;
Личные карточки работников Т-2;
Табель учета рабочего времени;
Положение об оплате труда (о премировании, о надбавках, о вознаграждении за год);
Договоры о полной материальной ответственности (в случае упоминания ответственности в должностной инструкции);
Документы по охране труда, включая сведения о прохождении медицинских осмотров;
Журнал учета проверок.

Проверку правильности ведения кадровых документов осуществляет государственная инспекция по труду. Настоящая инструкция "Как подготовиться к приходу инспекции по труду" - разработана аудитором Образовательного центра охраны труда, на основании требований ГИТ.
Обратите внимание на наличие документов по охране труда и документов о обучении.