Численность и структура руководящего состава предприятия определяется учредительными документами, штатным расписанием, иными распорядительными актами. Если в штатной структуре предусмотрен пост директора по общим вопросам, должна быть разработана и оформлена должностная инструкция. Содержание и порядок ее составления рассмотрим в этом материале.
Что это такое
Должностная инструкция каждого сотрудника должна максимально подробно описывать перечень его прав и обязанностей, а также пределы ответственности при выполнении трудовых функций. Для единоличного , указанный набор сведений должен содержаться в трудовом контракте. Директор по общим вопросам относится к руководящему составу организации, наделяется организационно-распорядительными и хозяйственными функциями по управлению персоналом.
Требования к кандидату на данную должность не регламентированы на законодательном уровне и могут утверждаться самим предприятием.
Разграничение руководящего состава, в том числе с выделением должности директора по общим вопросам, связано с различными направлениями работы . Например, в учебных заведениях директор по общим вопросам не будет связан одинаковыми обязанностями с заместителем по воспитательной работе.
Суть и цель
Должностная инструкция входит в обязательный комплект документов, который оформляется при трудоустройстве нового сотрудника. Основанием для разработки инструкции является о приеме на работу, изданный на предприятии, а также трудовой договор. В отношении директора по общим вопросам, инструкция будет содержать следующие блоки:
- общие правила трудового распорядка, действующие на предприятии;
- индивидуальные условия труда руководителя – место работы, перечень должностных обязанностей, сфера ответственности, структурное подразделение и т.д.;
- права и обязанности специалиста;
- порядок взаимодействия с подчиненными и руководством, другими структурными подразделениями.
Должностная инструкция каждого сотрудника должна носить индивидуальный характер, т.е. учитывать его особенности труда. Для директора по общим вопросам такими особенностями будет сочетание хозяйственных и управленческих функций – он вправе отдавать распоряжение и руководить персоналом в рамках своего структурного подразделения.
Какими нормативными актами регулируется
- Пункты ДИ должны соответствовать общим правилам ТК РФ, а также локальным актам предприятия.
- В сфере экономики, образования и медицины приняты подзаконные акты министерств и ведомств, регламентирующие порядок оформления документов с персоналом, в том числе должностных инструкций.
- Если в штатной структуре или значится директор по общим вопросам, помимо ТК РФ и локальных актов, нужно применять указанные профильные приказы и инструкции.
Виды
Различные виды должностных инструкций подразделяются по видам деятельности, которым занимается предприятие или учреждение. Соответственно, для директора по общим вопросам могут составляться следующие виды ДИ:
- в коммерческих организациях ( , и т.д.) – спектр обязанностей директора будет связан с извлечением прибыли для предприятия, т.е. взаимоотношениями с контрагентами, или , и т.д.;
- в сфере строительства – помимо общих управленческих задач, в обязанности директора будет входить получение разрешительной документации, руководство строительным участком или иным подразделением, разработка мер безопасности труда и т.д.;
- в сфере образования (школы, колледжи, среднее профессиональное образование и т.д.) – полномочия директора по общим вопросам связаны только с хозяйственными и общими управленческими функциями, тогда как образовательный процесс находится в компетенции других сотрудников;
- в сфере ЖКХ – обязанности директора по общим вопросам будут связаны с координацией работы различных обслуживающих участков, заключением договоров с МКД на обслуживание общего имущества и т.д.
Таким образом, в любой сфере деятельности предприятия, директор по общим вопросам координирует работу между структурными подразделениями, и, в меньшей степени, непосредственно производственный процесс.
Кто составляет и где используется
Подготовка должностных инструкций входит в . На предприятии может утверждаться типовой комплект документов, связанных с оформлением персонала. Однако при оформлении ДИ с конкретным сотрудником, должны учитывать его особенности работы. Инструкция заполняется по сведениям трудового договора и штатного расписания, должна соответствовать нормам ТК РФ и локальных актов.
После подписания обеими сторонами, ДИ передает на хранение в кадровую службу, а второй экземпляр выдается директору по общим вопросам. Дальнейшее изменение ДИ допускается только по обоюдному соглашению сторон, либо при изменении места работы и объема полномочий. Использование инструкции связано с текущей работой специалиста, а также для определения мер ответственности.
Положения ДИ
Общие
При составлении каждой должностной инструкции разрабатывается общий и индивидуальный блок пунктов. В первую часть включают нормы, которые распространяются на всех сотрудников предприятия:
- дата и место составления документа;
- сведения о работодателе и специалисте;
- общие положения режима рабочего времени предприятия, а также ;
- общие правила выплаты вознаграждения (сроки, форма выплаты и т.д.);
- сведения о льготах и компенсациях, действующих на предприятии;
- общие меры по охране труда и безопасности в организации.
Перечисленные положения должны соответствовать общим правилам труда и дисциплины, действующим на предприятии.
С какими задачами сталкивается директор по персоналу и общим вопросам, на своем примере расскает специалист из этого видео:
Специальные
Особое значение имеют специальные положения ДИ, которые определяют характер прав и обязанностей директора по общим вопросам. В их перечень ходят:
- требования к опыту и квалификации специалиста (например, опыт руководящей работы не менее 5 лет, профильное образование в сфере деятельности предприятия);
- рабочее место – структурное подразделение, головной офис предприятия и т.д.;
- индивидуальный режим рабочего дня (например, ненормированный рабочий день и т.д.);
- доплаты, льготы и компенсации, связанные с выполнением основных обязанностей, в том числе за особые показатели в работе;
- перечень полномочий директора – по отношению к своему структурному подразделению, к сотрудникам предприятия, при проведении переговоров с контрагентами и т.д.;
- состав функциональных обязанностей директора – управленческие, организационные, хозяйственные и иные функции, которые он обязан выполнять по роду деятельности;
- пределы ответственности – возможность самостоятельно подписывать документы и совершать сделки от имени предприятия, меры ответственности за результаты работы подчиненных, и т.д.
Если директор по общим вопросам наделяется полномочиями по на предприятии, такие пункты также указываются в должностной инструкции. Именно указанный блок правил будет использоваться при применении мер стимулирующего и дисциплинарного воздействия в текущей работе.
Поскольку директор по общим вопросам относится к руководящему составу, в отношении него могут использоваться специальные меры дисциплинарного воздействия.
Особенности долностной инструкции заместителя директора по общим вопросам
Специфика работы директора по общим вопросам заключается в выделении части обязанностей руководителя. По сути, указанный специалист выступает в роли заместителя единоличного руководителя со строго определенным перечнем полномочий. Поэтому, в должностной инструкции важно четко разграничить компетенцию директора по общим вопросам от обязанностей других представителей руководящего состава.
Образцы различных документов есть на сайтах:http://www.obrazec.by.ru/;http://www.hata.by/catalog/di/
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Заместитель директора по общим вопросам (далее - зам. директора)
относится к категории руководителей, принимается на работу и увольняется с
работы приказом генерального директора предприятия.
1.2. На должность зам. директора назначается лицо стаж работы на руководящих должностях не менее 5 лет.
1.3. Зам. директора непосредственно подчиняется генеральному директору предприятия.
1.4. В своей деятельности зам. директора руководствуется:
- законодательными и нормативными документами, регулирующими
производственно-хозяйственную и финансово-экономическую деятельность
предприятия;
- методическими материалами, касающимися деятельности предприятия;
- уставом предприятия;
- приказами, распоряжениями директора предприятия;
- настоящей должностной инструкцией.
1.5. Зам. директора должен знать:
- постановления и решения Правительства Республики Беларусь, определяющие
направления развития соответствующей отрасли промышленности;
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные
материалы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия;
- профиль, специализацию, особенности структуры предприятия;
- перспективы технического и экономического развития отрасли и предприятия;
законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по организации сбыта и поставки готовой продукции;
- производственные мощности предприятия;
- основы технологии производства продукции предприятия;
- порядок разработки и утверждения планов хозяйственно-финансовой
деятельности предприятия;
- порядок заключения и исполнения хозяйственных договоров;
- основы трудового законодательства Республики Беларусь;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной
санитарии и противопожарной защиты.
1.6. Во время отсутствия зам. директора предприятия его обязанности
выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную
ответственность за их надлежащее исполнение.
2. ФУНКЦИИ
На зам. директора предприятия возлагаются следующие функции:
2.1. Контроль за осуществлением организации сбыта продукции предприятия в соответствии с плановыми заданиями и заключенными договорами;
2.2. Участие в заключении договоров с потребителями на продукции, контроль за планированием ее поставки потребителям, обеспечением уровня обслуживания потребителей (частота доставок, скорость, стабильность, система принятия заказов, координация ассортимента и т.д.);
2.3. Контроль за своевременным заключением договоров с поставщиками и
потребителями, а также за выполнением плана по различным финансовым показателям.
2.4. Принятие мер по расширению хозяйственных связей предприятия.
2.5. Контроль за организацией надлежащего хранения и сохранности материальных ресурсов и готовой продукции.
2.6. Обеспечение здоровых и безопасных условий труда для подчиненных
исполнителей, контроль за соблюдением ими требований законодательных и
нормативных правовых актов по охране труда.
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Для выполнения возложенных на него функций зам. директора предприятия
обязан:
3.1. Осуществлять руководство деятельностью предприятия в области сбыта продукции по договорам поставки.
3.2. Организовывать участие подчиненных ему служб и структурных
подразделений в составлении перспективных и годовых планов производства и
реализации продукции, организации хранения и траспортирования сырья, сбыту готовой продукции.
3.3. Принимать меры по расширению хозяйственной самостоятельности
предприятия, своевременному заключению договоров с поставщиками и потребителями,
расширению прямых и длительных хозяйственных связей, обеспечивать выполнение
заданий и обязательств по поставкам продукции (по количеству, номенклатуре,
ассортименту, качеству, срокам и другим условиям поставок).
3.4. Осуществлять контроль за выполнением плана реализации продукции,
материально-технического обеспечения предприятия.
3.5. Осуществлять контроль за разработкой маркетинговой политики на предприятии на основе анализа потребительских свойств производимой продукции и прогнозирования потребительского спроса и рыночной конъюнктуры.
3.6.Участвовать в рассмотрении поступающих на предприятие претензий потребителей и подготовке ответов на заявленные иски, а также претензий потребителям при нарушении ими условий договоров;
3.7. Контролировать соблюдение дисциплины при выполнении заданий и
обязательств по поставкам продукции и их соответствие хозяйственным договорам.
3.8. Обеспечивать контроль за своевременным составлением установленной отчетности о выполнении планов материально-технического снабжения, работы транспорта, сбыта готовой продукции.
3.9. Участвовать в разработке предложений и рекомендаций по изменению технических, экономических и других характеристик продукции с целью улучшения ее потребительских качеств и стимулирования сбыта.
3.10. Координировать работу подчиненных ему служб и подразделений.
Зам. директора имеет право:
4.1. Представлять интересы предприятия во взаимоотношениях с другими
организациями по хозяйственно-финансовым и иным вопросам.
4.2. Вносить на рассмотрение директора предприятия предложения по
совершенствованию хозяйственно-финансовой деятельности.
4.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.4. Получать от руководителей структурных подразделений предприятия
(специалистов) информацию и документы, необходимые для выполнения своих
должностных обязанностей.
4.5. Вносить на рассмотрение директора предприятия представления о
назначении, перемещении, увольнении работников предприятия, предложения об их
поощрении или наложении на них взысканий.
4.6. Требовать от директора предприятия оказания содействия в исполнении
своих должностных обязанностей и прав.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Зам. директора несет ответственность:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах,
определенных действующим трудовым законодательством Республики Беларусь.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности
правонарушения - в пределах, определенных действующим административным,
уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.
5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных
действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Республики
Беларусь.
Должностная инструкция разработана в соответствии __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Должностная инструкция заместителя директора регламентирует трудовые взаимоотношения. В документе прописан порядок назначения и освобождения от должности, подчинение сотрудника, квалификационные требования, необходимые знания и умения, перечень документов, которыми он должен руководствоваться в процессе своей деятельности, функциональных обязанностей, прав, а также его ответственность.
Образец типовой должностной инструкции заместителя директора
І. Общие положения
1. Заместитель директора принадлежит к категории «руководители».
2. Заместитель директора подчиняется непосредственно директору.
3. Заместитель директора принимается на работу и освобождается от нее приказом директора.
4. На должность заместителя директора назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж работы на руководящих должностях в соответствующей профилю организации отрасли не менее пяти лет.
5. Во время отсутствия заместителя директора его права, функциональные обязанности, ответственность переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по предприятию.
6. В своей деятельности заместитель директора руководствуется:
- нормативными документами, имеющими отношение к его деятельности;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями директора;
- Уставом предприятия;
- данной должностной инструкцией.
7. Заместитель директора должен знать:
- нормативно-правовые акты, определяющие производственную, хозяйственную, финансово-экономическую деятельность организации;
- используемое оборудование, возможности производственных мощностей и кадровые ресурсы;
- основы технологии производства продукции, выпускаемой организацией;
- налоговое, гражданское, трудовое, хозяйственное законодательство;
- порядок составления и согласования планов производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности организации;
- рыночные методы хозяйствования и управления предприятия;
- порядок заключения и исполнения договоров;
- спрос и предложение сегмента рынка, в котором ведет деятельность организация;
- организацию труда и выпуска продукции;
- нормы делового этикета и общения;
- правила внутреннего трудового распорядка, пожарной безопасности.
ІІ. Должностные обязанности заместителя директора
Заместитель директора выполняет следующие функциональные обязанности:
1. Налаживает работу и результативное взаимодействие структурных подразделений организации, контролирует их деятельность.
2. Разрабатывает и согласовывает совместно с директором предприятия планы:
- развития производства;
- финансирования подразделений организации.
3. Контролирует своевременность представления директору установленной отчетности.
4. Делегирует и поручает решение определенных вопросов другим должностным лицам — руководителям подразделений организации.
5. Утверждает штатное расписание.
6. Устанавливает должностные оклады, надбавки.
7. Ведет надзор за организацией работы по стимулированию персонала.
8. Принимает меры по разрешению вопросов, относящихся к финансово-экономической и производственной деятельности.
9. Содействует выполнению задач, связанных с текущей организационно-исполнительной работой организации.
10. Обеспечивает выполнение в полной мере обязательств предприятия перед поставщиками, заказчиками, кредиторами, а также хозяйственных, трудовых договоров.
11. Предпринимает меры по совершенствованию планирования экономических показателей деятельности организации, по созданию и совершенствованию нормативов трудовых затрат, использования производственных мощностей, расходования товарно-материальных ценностей.
12. Контролирует ведение учета расходования и поступления средств, использования товарно-материальных ценностей.
13. Реализует меры по соблюдению бережливого отношения к материальным, трудовым и финансовым ресурсам.
14. Контролирует соблюдение финансовой дисциплины.
ІІІ. Права
Заместитель директора имеет право:
1. Подписывать установленные документы.
2. Действовать по доверенности от имени организации.
3. Представлять по доверенности и распоряжению директора интересы предприятия во взаимоотношениях с контрагентами, органами государственной власти, иными структурами управления.
4. Требовать от подразделений предприятия представления материалов, необходимых для выполнения своих должностных обязанностей.
5. Производить проверку деятельности подразделений организации в части экономики и производства продукции, давать им соответствующие указания, направленные на повышение эффективности.
6. Направлять директору предложения о поощрении сотрудников подразделений за высокие показатели деятельности и о взыскании за нарушение установленных требований в части организации и экономики производства.
7. Выдвигать рационализаторские предложения в отношении деятельности предприятия.
ІV. Ответственность
Заместитель директора несет ответственность за:
1. Предоставление руководству, сотрудникам организации или иным лицам недостоверной информации.
2. Причинение материального ущерба предприятию, контрагентам, сотрудникам, государству.
3. Нарушение положений решений, постановлений руководства организации.
4. Разглашение коммерческой тайны, конфиденциальной информации.
5. Исполнение своих должностных обязанностей вопреки установленным в организации нормам и правилам.
6. Правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности.
7. Нарушение трудовой дисциплины, техники безопасности, противопожарной защиты, правил внутреннего трудового распорядка.
8. Проведение несанкционированных встреч, переговоров, касающихся деятельности предприятия.
Обязанности заместителя директора в должностной инструкции и содержание других разделов могут отличаться в зависимости от специализации.
Например, заместитель директора по общим вопросам отвечает за организацию работ по обеспечению хозяйственного обслуживания предприятия. Он принимает участие в заключении хозяйственных договоров и контролирует их выполнение. Обеспечивает создание безопасных и комфортных условий труда для подчиненных, соблюдение персоналом правил пожарной безопасности, норм производственной санитарии.
Главная задача заместителя директора по производству - своевременный выпуск качественной продукции. Он содействует внедрению новейших систем планирования и ведения производства.
Заместитель директора по воспитательной работе руководит воспитательным процессом. Он организует внеклассную и внешкольную воспитательную работу с учащимися.
Заместитель директора по учебной работе обеспечивает выполнение учебных планов и программ, ведет контроль за работой педагогического коллектива.
Несмотря на то, что суть должности заместителя директора по общим вопросам не всем понятна, на этого специалиста возлагаются серьезные обязанности, от качества выполнения которых зависит деятельность всего предприятия.
Замдиректора по общим вопросам: кого берут на должность?
Выбирая сотрудника на данную должность, обязательно смотрят на его соответствие следующим требованиям
:
- стаж работы на руководящей должности должен быть не меньше трех лет;
- обязательно наличие высшего профессионального образования;
- обязательное знание нормативных актов, регулирующих административно-хозяйственные вопросы деятельности компаний и трудовое право;
- знание основ экономики предприятий, охраны труда, управления и организации трудовых процессов;
- умение ведения переговоров;
- практика участия в тендерах.
Принимая сотрудника на должность заместителя директора для решения общих вопросов, отдают предпочтение тем кандидатам, которые не только соответствуют указанному перечню требований, но и знают специфику деятельности компании и ее отрасли.
Несмотря на то, что общие вопросы производственно-хозяйственной деятельности предприятий схожи во многих отраслях, отраслевая специфика все-таки находит в них свое отражение. И знание этих нюансов – необходимость для нормального функционирования компании.
Функции и обязанности
На заместителя директора, курирующего общие вопросы, возлагаются такие обязанности , как:
Это основные обязанности, которые в зависимости от отраслевой принадлежности предприятия, могут быть дополнены специальными положениями.
Реализация данных обязанностей – база для выполнения в полном объеме зам.директором по общим вопросам своих функций
:
- участие в заключении договоров и контроль их точной, полной и своевременной реализации;
- расширение хозяйственных связей компании;
- контроль сохранности материальных и нематериальных активов компании;
- создание нормальных и безопасных трудовых условий подчиненных сотрудников;
- контроль соблюдения законодательных норм по охране труда.
Дополнительно к этому перечню функций зам.директора по общим вопросам область деятельности компании может предусмотреть и специфические функции. Но права и ответственность данного специалиста независимо от отрасли его работы едины.
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего
это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь
, как это стало просто!
Права и ответственность
Специалист в должности зам.директора, занимающийся общими вопросами, имеет право :
Специалист в этой должности ответственен
:
- за полное игнорирование или некачественное исполнение обязанностей, какие закреплены в его должностной инструкции – в рамках законодательства РФ о труде;
- за совершенные в ходе реализации своих обязанностей правонарушения – по нормам, определенным гражданским, уголовным или административным российским законодательством;
- за причиненный материальный ущерб – в пределах, какие предусмотрены гражданским, трудовым и (или) уголовным законодательством РФ.
Отраслевая специфика должности
Отраслевая специфика отражается не только на деятельности компании, но и на обязанностях ее сотрудников, в том числе занимающих руководящие посты.
Поэтому заместитель директора по общим вопросам, работая:
Но не только отраслевая специфика находит свое отражение в должности специалиста по контролю общих вопросов деятельности компании, но и специфика самих вопросов.
Нюансы должности по направлениям работы
Объем общих вопросов по деятельности предприятия зависит от величины самого предприятия. В связи с этим на заместителя директора по общим вопросам могут быть возложены решения самых разных задач , например:
Что должно входить в обязанности руководителей предприятия, рассказано в следующем видео сюжете:
Груз должностных обязанностей по общим вопросам ложится на плечи заместителя, когда директора нет на месте. Образец инструкции можно скачать бесплатно.
Груз должностных обязанностей ложится на плечи заместителя, когда директор в отпуске, командировке, на больничном. Регламентирование отношений, связанных с данной профессией складывается из контракта и должностной инструкции заместителя директора в порядке, предусмотренном законодательством и локальными нормативными актами. На этой странице имеется образец должностного регламента заместителя директора. По специальной прямой ссылке его можно скачать бесплатно без ограничений.
Рутина общих вопросов предприятия, принятие решений по ним не легкая задача, требующая большой выдержки, самоотдачи. Не каждый человек справится с подобной нагрузкой, если штат учреждения состоит из нескольких тысяч сотрудников. Применение специальных регулирующих должностных бумаг позволяет правильно функционировать всей компании и структурным подразделениям. Соответствующие положения разрабатываются отделами делопроизводств, кадровыми службами. Составление рассматриваемого документа под силу даже неопытному специалисту.
Обязательные пункты должностной инструкции заместителя директора
:- В верху справа производится утверждение начальства;
- Ниже, посередине пишется титл;
- Затем обозначаются общие правила поведения, наименование должности, ФИО служащего;
- После этого вносятся конкретизирующие пункты обязательств и ответственности заместителя;
- Направление деятельности;
- Заключительные моменты;
- Отметка об ознакомлении в конце с подписью, расшифровкой и датой.
