журнал "Генеральный директор"
Суть работы личного помощника состоит в том, чтобы, зная специфику и особенности деятельности своего руководителя, брать значительную часть его работы на себя. Например, в обязанности личного помощника входят планирование и оптимизация рабочего графика руководителя, координация действий Генерального Директора, организация встреч и переговоров, собраний акционеров, советов директоров, подготовка командировок руководителя (см. Функции личного помощника руководителя).
Функции личного помощника руководителя
В обязанности помощника Генерального Директора входит:
- организация телефонных переговоров;
- прием сообщений, писем, адресованных руководителю, и при необходимости доведение их до руководителя;
- подготовка совещаний, собраний, в том числе собраний акционеров, советов директоров, переговоров (личный помощник делает подборку материалов, оповещает участников о месте и времени мероприятия, а также следит за соблюдением регламентов, ведет протоколы, оформляет результаты, стенографирует);
- прием поступающей деловой корреспонденции, ее регистрация и передача руководителю, а затем - доведение резолюций Генерального Директора до конкретных исполнителей или самостоятельная подготовка ответа;
- контроль сроков выполнения поручений руководителя сотрудниками структурных подразделений компании;
- прием и своевременное представление документов на подпись;
- встреча и прием посетителей руководителя;
- подготовка командировок (визовая поддержка, заказ билетов, бронирование гостиниц);
- создание условий, способствующих максимально эффективной работе руководителя (следит за организацией рабочего места, наличием канцтоваров, необходимой оргтехники, чистотой в кабинете руководителя).
Какой личный помощник вам нужен
Секретарь руководителя. Подходит руководителям компаний с численностью до 25 человек. Этот человек совмещает функции секретаря руководителя с функциями секретаря компании. Для руководителя выполняет лишь отдельные простые задачи (например, встречает посетителей, предлагает им напитки, печатает письма, обрабатывает корреспонденцию).
Требования. Это должен быть дисциплинированный исполнитель, от которого не требуется самостоятельности в принятии решений, инициативности. Среди других требований: высшее или незаконченное высшее образование (важно, чтобы учеба не влияла на работу), высокая скорость печати, умение пользоваться оргтехникой, желателен аналогичный опыт работы от года. Необходимо, чтобы человек, претендующий на эту должность, был склонен к выполнению монотонной работы.
Административный помощник, управляющий делами. Он необходим руководителям компаний с большим документооборотом в основном для коммуникативных связей руководителя с подчиненными. Этот тип личного помощника должен сочетать в своей работе выполнение как технических функций, так и функций, требующих от него самостоятельности и ответственности, например: планирование рабочего графика руководителя, организация поездок, самостоятельное составление некоторых документов, подготовка материалов для переговоров, совещаний, собраний акционеров, советов директоров.
Требования. Высшее образование, опыт аналогичной работы от двух лет, представительный внешний вид, знание иностранного языка (при необходимости), хорошие организаторские способности, в том числе навыки организации переговоров, умение самостоятельно принимать решения.
Профессиональный ассистент. Он, как правило, необходим руководителям крупных предприятий. На эту должность очень часто приглашают мужчин. Такой помощник Генерального Директора выполняет часть работы за и для руководителя, а руководитель пользуется результатами. Профессиональный ассистент должен иметь специальные знания и образование в предметной области деятельности руководителя. Он не выполняет для руководителя техническую работу, как, например, административный помощник.
Требования. Высшее образование (профильное), аналогичный опыт работы от двух лет, знание иностранного языка (при необходимости), знания и опыт в сфере деятельности компании, ответственность, инициативность. Очень важно для этого сотрудника отсутствие излишних амбиций, так как руководитель будет пользоваться плодами его многочасовой, кропотливой работы и присваивать все лавры себе.
Заведующий личными делами руководителя. Данный тип личных помощников встречается реже остальных. Может быть востребован как в небольших, так и в крупных компаниях. Необходим руководителю, который много времени проводит на работе, но ведет при этом очень активную жизнь вне офиса, имеет большую семью, часто выезжает на отдых за границу и готов доверить некоторые функции по организации личных дел своему помощнику. Например, заведующий личными делами может бронировать и приобретать билеты в театры, на концерты, покупать подарки для друзей, родственников и важных партнеров. Также нередко в обязанности заведующего личными делами входит организация туристических поездок руководителя и членов его семьи (см. пример из практики: Белье для шефа).
Белье для шефа
Одна соискательница на должность личного помощника рассказала на собеседовании о своих должностных обязанностях у предыдущего руководителя. Львиную долю ее рабочего времени занимали именно поручения личного характера (выбрать санаторий для престарелой матери, учитывая все рекомендации ее лечащего врача; выведать у подростка-сына, какой подарок тот хотел бы получить на день рождения и заказать его через Интернет; достать свежую баранину для пикника).
Однажды ее руководитель узнал о том, что едет в командировку за несколько часов до отлета. Времени ехать домой за сменой белья у него не было. Тогда верная помощница пошла в ближайший магазин и купила для шефа комплект белья, рубашку на смену и галстук к ней. Такое поручение было для нее в порядке вещей.
Требования. Высшее образование, хорошие навыки работы с компьютером, умение пользоваться оргтехникой, приятная внешность, знание языка (в зависимости от специфики личных поручений руководителя), навыки быстрого и качественного поиска необходимой информации в Интернете, умение хранить конфиденциальную информацию. Очень важно чувство такта, особенно в общении с родственниками руководителя.
Говорит Генеральный Директор
Юрий Водилов Генеральный Директор компании «Сибрыбпром», Тюмень
ООО «Сибрыбпром» - многопрофильное предприятие, специализирующееся на производстве рыбной продукции. Имеет три предприятия, на которых разводится и выращивается живая рыба, три завода по переработке рыбы, цех по копчению и вялению, складские помещения, судостроительный завод.
Мой личный помощник работает у меня уже восемь лет. Сначала ее взяли на должность секретаря. Безусловно, сотрудница была настроена на карьерный рост, поэтому со временем смогла стать моим личным помощником.
Что для меня особенно важно и почему я остановил свой выбор на этой кандидатуре? Прекрасная память, высокий уровень дисциплины, способность выполнять задания точно в срок, умение общаться с людьми, знание особенностей данной профессии, адекватное восприятие требований со стороны руководства и, естественно, соблюдение этических норм поведения.
Мой личный помощник принимает посетителей, создавая положительный имидж руководителя и поддерживая высокую репутацию компании. Планирование моего рабочего дня, организация переговоров, встреч, совещаний, подготовка необходимых документов, ведение делопроизводства и самостоятельное решение некоторых вопросов - все это входит в обязанности моего личного помощника. При работе в таком тесном контакте очень важно взаимопонимание, комфортное внутреннее состояние в процессе общения, ведь помощник - это уже близкий человек!
Говорит Генеральный Директор
Группа компаний «Галакта» - российский производитель водочных брендов «Полтина» и «Мороз и солнце». Компания входит в Топ-10 производителей водки. Сеть распространения продукции охватывает все регионы РФ и состоит из более чем 100 дистрибьюторов. В 24 крупнейших регионах созданы региональные представительства группы. В 2006 году общий объем производства предприятий группы составил 2520 тыс. долл. США. Численность персонала - 600 человек.
В функции моего ассистента входит:
- планирование рабочего дня руководителя;
- организация встреч и совещаний;
- ведение деловой переписки;
- выполнение поручений и, конечно же, контроль исполнения распоряжений Генерального Директора.
Личный ассистент - это правая рука руководителя, и в отличие от секретаря он наделен определенными полномочиями и более широкой зоной ответственности. Ключевые деловые качества ассистента Генерального Директора - коммуникабельность, знание делового этикета, пунктуальность, аккуратность, внимательность и организованность.
Почему важна эмоциональная совместимость с помощником
Работа Генерального Директора проходит в контактах с большим количеством людей, порой общение с ними строится на жесткой основе и часто приводит к эмоциональному дискомфорту. Поэтому очень важно, чтобы человек, которого Вы выбрали на позицию личного помощника, не только обладал всеми необходимыми профессиональными навыками, но и был также эмоционально совместим с Вами.
Конечно, за время собеседования определить совместимость с кандидатом сложно. Выход один - нужно прислушиваться к своей интуиции. Наверняка Вы не раз оказывались в такой ситуации: вроде бы кандидат обладает всеми необходимыми знаниями и навыками, и опыт у него великолепный, и по заработной плате все устраивает, а Вам неприятно с человеком говорить, хочется, чтобы он поскорее ушел, и никаких конкретных объяснений своим чувствам Вы не находите. Все очень просто - это именно та самая эмоциональная несовместимость.
Говорит Генеральный Директор
Режис Ломм Глава представительства компании Pfizer в России, Москва
Компания Pfizer, существующая с 1849 года, разрабатывает и производит фармацевтическую продукцию для различных областей медицины (кардиологии, онкологии, урологии, психиатрии, офтальмологии, эндокринологии, дерматовенерологии), в том числе антибиотики нового поколения. Pfizer имеет более 150 представительств по всему миру. Ежегодно компания инвестирует значительные суммы в исследования и разработку новых препаратов. Российское представительство компании («Пфайзер Интернэшнл ЭлЭлСи») работает с 1992 года.
Мой персональный ассистент выполняет стандартные для этой должности обязанности: составляет ежедневное деловое расписание, занимается организацией деловых поездок и т. п. Помимо профессиональных навыков для этого рода деятельности очень важны личные качества: высокая психологическая адаптивность, доброжелательность, пунктуальность, способность быть внимательным к деталям, отличные коммуникативные навыки. Ассистент всегда должен чувствовать, что еще необходимо сделать для улучшения условий работы руководителя.
Отличительная черта хорошего помощника руководителя - искренняя и неизменная готовность помочь, даже если решение данной проблемы не прописано в контракте. Эта постоянная поддержка очень важна для руководителя, особенно если он работает в не родной для себя стране и не всегда знает все ее особенности и обычаи.
Человек, который сейчас занимает должность моего личного ассистента, работает в компании около года. Поскольку руководитель и ассистент тесно сотрудничают, общение должно быть комфортным для них обоих. Я абсолютно уверен в том, что при выборе сотрудника нужно принимать во внимание не только его профессиональные качества, но и тот факт, возникло или нет между вами взаимопонимание на интуитивном уровне, почувствовали ли Вы инстинктивно, что можете доверять этому человеку. Из своего более чем 30-летнего опыта ведения бизнеса я вынес важный урок: на свою интуицию следует полагаться порой чаще, чем на доводы разума.
Кому поручить поиск личного помощника
Есть два варианта: поручите поиск либо Вашей службе по персоналу, либо кадровому агентству (см. также: Кому нельзя доверять поиск помощника).
Кому нельзя доверять поиск помощника
Часто руководитель, которому нужны два личных помощника, поручает поиск второго сотрудника уже работающему помощнику. В этом случае он руководствуется тем, что они будут работать в паре, поэтому нужно, чтобы они были совместимы друг с другом. Однако эту идею нельзя признать удачной. Из-за нежелания работать бок о бок с конкурентом, претендующим на доверие и внимание руководителя, первый помощник может выбрать просто технического секретаря. Он будет выполнять всю рутинную работу, но в случае необходимости не сможет полностью заменить первого помощника.
Генеральный Директор, дающий поручение о поиске личного помощника, должен как можно более подробно (вплоть до мельчайших деталей) рассказать, какой именно человек ему нужен. При этом определиться надо не только с обязанностями, но и с требованиями к кандидатам. Обязательно уточняйте, какие требования для Вас принципиальны и обязательны, а какие факультативны (то есть на что при подборе, если все принципиально важные требования соблюдены, можно закрыть глаза). При выполнении этих условий человек, отвечающий за подбор, будет, с одной стороны, отсеивать соискателей по принципиальным признакам и не заставлять руководителя тратить время на нежелательных кандидатов, а с другой - не будет отметать тех, кто не подходит только по одному-двум параметрам.
Говорит Генеральный Директор
Юлия Конельская Генеральный Директор ГК «Галакта», Москва
При подборе кандидата на должность ассистента мы использовали и внутренний кадровый резерв, и внешние источники. Мне были интересны прежде всего люди, работавшие помощниками руководителей крупных компаний, а также руководителями административного департамента (с опытом единовременного ведения группы проектов).
Первичный отбор кандидатов проводила служба персонала. Тестировалось, соответствует ли специалист заявленным требованиям: проверялись навыки, выявлялись потенциал, мотивация. На собеседовании кандидату предлагалось решить кейсы реальных рабочих ситуаций, и на основании результатов определялась его профессиональная пригодность, а также степень доверия к кандидату предыдущего руководителя (О том, какие вопросы помогут Вам объективно оценить кандидата, читайте в статье «Как провести собеседование», №4 - 2007).
При выборе мы обращали внимание и на соответствие кандидата стандартам нашей корпоративной культуры. Также очень важна его готовность брать на себя определенный уровень ответственности. Если кандидат - исполнитель, то при постановке задачи потре- буется потратить время на разъяснения методики ее выполнения. Я подбирала ассистента, способного самостоятельно справиться с поручением, изыскав необходимые ресурсы и выстроив нужные коммуникации.
Технология подбора секретаря для руководителя творческого коллектива
Сергей Алексеев Исполнительный директор комического театра «Квартет-И», Москва
Комический театр «Квартет-И» создан в 1993 году группой выпускников эстрадного факультета ГИТИСа. Коллектив театра всегда выступает автором своих спектаклей (даже если в их основу положен литературный материал другого автора). Театр постоянно занимается креативной и литературной деятельностью в рамках театральных, радио- и телевизионных проектов.
Работа секретаря в театре имеет свои особенности. С одной стороны, это тусовка известных актеров, творческая атмосфера закулисья, а с другой - секретарю в этой обстановке надо выполнять работу, и работу исключительно техническую. Головы молодых девушек зачастую не выдерживают такого контраста. Я почти смирился с тем, что секретаря мне приходится менять раз в год. Сейчас, например, у меня приступила к работе уже третья по счету помощница за последние два года. Технология отбора следующая:
Размещаю объявления о поиске личного помощника.Делаю это на нашем сайте и на нескольких сайтах о работе. Откликов обычно много - любая вакансия в театре выглядит привлекательнее, чем аналогичная работа в обычном офисе. Но, к сожалению, кандидаты думают, что раз идут работать в театр, то будет весело, и забывают, что тут надо трудиться, а не развлекаться.
Делаю первичный отбор по резюме. Сразу отбрасываю резюме актрис, художников, журналистов, то есть лиц, однозначно ориентированных на творческую карьеру. Ибо им данная позиция заведомо может быть интересна только с точки зрения попадания в театральную тусовку. Техническое же образование, как и опыт обработки большого количества информации, - наоборот, козырь для кандидата. Затем я оцениваю последовательность приобретаемого опыта. Например, какая может быть мотивация у человека, который сначала работал менеджером проекта, а сейчас ищет работу секретаря?
Списываюсь с кандидатами по электронной почте и общаюсь по телефону. По переписке, манере излагать свои мысли складывается первое впечатление. Затем отбираю пять-шесть понравившихся кандидатов для встречи.
Собеседование. Всех кандидатов я приглашаю на собеседование в один вечер, кроме того, зову свою знакомую - директора кадрового агентства. Я задаю вопросы с позиции субъективного суждения о человеке, а она как психолог-профессионал - такие, которые помогают выявить, например, мотивацию кандидата.
Я придумал несколько тестов-историй (бизнес-кейсов). Соискателю предлагаю поразмышлять на тему, как он стал бы действовать в той или иной ситуации. В ответах ищу здравый смысл и совпадение с моими ожиданиями. Например: «Вы проспали в первый рабочий день - проснулись через полчаса после начала работы. Ваши первые действия?». Естественно, я ожидаю, что человек скажет, что первым делом позвонит своему руководителю, то есть мне. Но бывает, что кандидат долго отнекивается и говорит, что с ним такого никогда не может быть. Другой пример. Описываю ситуацию, когда у человека есть задание, данное непосредственным руководителем, и на его выполнение предусмотрен ровно час. После этого более высокий начальник дает другое задание, на выполнение которого также нужен ровно час и приступить к выполнению которого нужно также немедленно. При этом сделать оба задания одновременно невозможно. Затем спрашиваю, как поведет себя кандидат в этой ситуации. Идеальным ответом для меня будет следующий: бежать к непосредственному начальнику, чтобы проинформировать его о сложившейся ситуации и попросить совета.
На собеседовании спрашиваю о семье, занятиях родителей, чтобы понять, что же за человек передо мной. Ведь обычно девушки, приходящие на собеседование, молоды (18-23 года) и не имеют никакого опыта работы (или имеют минимальный). Поэтому большая часть того, что в них есть, заложено семьей, никакого другого влияния еще не было, а сами они пока не успели стать зрелыми личностями.
После всех собеседований принимаю решение с учетом мнения директора кадрового агентства. Она рассказывает, кто, на ее взгляд, больше мотивирован, кто знает, чего хочет, а кто - нет. А еще очень важно ощущение контакта с человеком и комфорта от его присутствия. Вот пришла одна девушка, говорила вроде толково и связно, все бизнес-кейсы прошла, но я чувствую, что она меня раздражает, хочу, чтобы она побыстрее ушла. При выборе личного помощника этот субъективный фактор нельзя сбрасывать со счетов.
Чем понравилась девушка, которая только что начала у нас работать? Во-первых, очень внятными грамотными формулировками. Во-вторых, она только что закончила МАИ, а это хорошее техническое образование. Третий плюс - вечерами она работала бухгалтером, поэтому у нее есть навык систематизации и обработки больших объемов данных.
Помощник руководителя – это элита административного персонала. Директор крупного предприятия нуждается в ответственном и надежном подручном, который ведет всю организационную и информационную работу. Таким образом, руководитель перестает тратить время нерационально, суетясь и занимая себя мелкими вопросами. Помощник обретает особый статус в компании, ведь он является доверенным лицом директора.
Чтобы исполнять свои обязанности качественно, мало владеть базовым набором знаний и умений, нужно обладать определенными человеческими качествами. Вы должны быть пунктуальной, доброжелательной, выдержанной, тактичной, преданной корпоративным интересам. Вместе с тем нужно приготовиться быть в подчиненном положении, уметь приспосабливаться к обстоятельствам и характеру шефа.
В первую очередь, нужно суметь уважение и самого руководителя и других . Вам придется овладеть умением управлять и отдавать приказы, ведь на вас будет возложена обязанность - курировать простые проекты. К работе нужно отнестись со всей ответственностью и не бояться ее. Приложите свою инициативность и не бойтесь высказывать начальнику свое мнение, если считаете, что вы правы.
Основными обязанностями хорошего помощника руководителя являются: работа с документацией и организационная работа. Информационно-документационное обслуживание включает в себя следующие дела:
1. Прием и проверку подготовленных проектов документов, которые дают шефу на подпись, их редактирование и доработку.
2. Прием корреспонденции, которая поступает на адрес компании, и передача ее в соответствующие структурные подразделения и конкретным сотрудникам. Подготовка и отправление ответов.
3. Составление писем, запросов, докладов, отчетов и прочей документации, требующейся руководителю.
4. Ведение архивных записей и надежное хранение дел.
5. Контролирование работы сотрудников предприятия, наблюдение за сроками исполнения.
6. Ведение регистрационной картотеки.
Бездокументное обслуживание состоит из других обязанностей:
1. Прием и транслирование сообщений по различным каналам связи.
2. Контролирование поступающих телефонных звонков, «лица» компании в разговоре с клиентами, быстрое принятие решений о важности звонка.
3. Обеспечение работы руководителя с помощью организации его стола.
4. Рациональное планирование встреч и других дел шефа.
5. Подготовка советов, заседаний, совещаний (сбор участников и документов). Ведение протоколов этих встреч.
6. Организация презентаций компании.
7. Исполнение личных просьб и поручений руководителя.
Круг этих обязанностей зависит от масштаба предприятия, руководства. Директор крупной компании имеет несколько помощников, обязанности которых более узкие, но не менее .
Помощник руководителя – это прекрасная возможность овладеть навыками управления. Эта должность может стать очередной ступенькой вашей карьеры.
Привет всем постоянным читателям и тем, кто впервые заглянул к нам на огонек!
В Алматы пришло жаркое азиатское лето, от которого у меня давно выработано средство — горные походы. Буквально недавно вернулся из небольшого похода с очень насыщенной программой. Зализываю натертые мозоли и штудирую магазины горной снаряги на предмет новых ботинок, ибо старые приказали долго жить. В общем, путешествия несколько поменяли свой облик, но остались такой же неотъемлемой частью моей жизни.
Вернемся к тебе удаленной работы. Предыдущие материалы о разных интернет-специальностях получили неплохой отклик, поэтому мне хочется продолжить тему и рассказать вам о других возможностях реализовать свои навыки и умения . Интернет-профессия личный помощник руководителя и станет сегодня предметом нашего разговора.
Чтобы иметь возможность сконцентрироваться на основных вопросах бизнеса, собственник или руководитель нанимает себе ассистента, которому можно делегировать решение рутинных задач, ведение рабочего графика и выполнение различных поручений.
Удаленный личный помощник и есть тот специалист, который станет правой рукой шефа, и будет заточен под обеспечение всех бизнес-процессов организации. Эта должность сочетает в себе функции секретаря-референта, заместителя по общим вопросам, по связям с общественность и по работе с контрагентами. Полный список обязанностей определяется спецификой и потребностями бизнеса, а также степенью доверия к нанятому работнику.
Достичь высот в такой деятельности и выйти на приличный доход не так просто, как кажется. Вам потребуется крепкий профессионализм, способности управленца, жесткая самодисциплина и стремление к постоянному личностному росту.
На сегодняшний день потребность в бизнес-ассистентах на рынке труда высока, и квалифицированного специалиста, что называется, «с руками оторвут». Итак, кто же это такой – личный помощник руководителя?
Перечень требований к кандидату на должность «правой руки» и его основных компетенций варьируется в зависимости от направления бизнеса, его особенностей, характера и загруженности руководителя. Где-то могут искать специалиста с техническим образованием, а где-то требуется человек с художественным вкусом и гуманитарными наклонностями.
Чаще всего круг базовых обязанностей выглядит примерно так:
- обеспечение рабочего процесса начальника,
- обработка документов, связь с конрагентами, звонки и рассылки,
- составление отчетности по разным направлениям,
- выполнение личных поручений руководителя.
На первый взгляд перечень не очень большой, но каждая его позиция может включать множество задач. Чтобы обеспечить шефу комфортную производственную среду, нужно будет вести его рабочее расписание, контролировать его исполнение, вносить необходимые коррективы.
Обработка документов подразумевает разбор входящей корреспонденции, составление писем, коммерческих предложений и рассылки, ведение делопроизводства в организации.
Вам могут поручить проведение первичных переговоров с контрагентами, составление различных презентаций, организацию деловых встреч. Вам могут также поручить составление отчетности по разным направлениям – как в управленческой деятельности, так и в производственной.
Вас могут попросить подыскать подарок, заказать билеты на самолет, забронировать гостиницу или подобрать тур для отдыха – выполнить персональные поручения начальника.
Весь перечень вам озвучат на собеседовании, также как и загрузку, и ожидаемый доход. Как правило, оплата такой работы зависит от количества отработанных часов. По договоренности она может увеличиваться, если планируется загрузка в выходные дни или поручения не входят в круг ваших основных компетенций.
Что должен уметь удаленный помощник?
Для удаленной работы личным ассистентом какого-то специального обучения не требуется, но определенными базовыми умениями вы должны обладать.
Тому, кто уже работал по профильному образованию целесообразно подыскивать организацию похожей специфики. В таком случае карьерный рост пойдет быстрее, ведь вам смогут делегировать не только управленческие вопросы, но и часть производственных проблем.
Минимальный набор навыков, необходимый в этой профессии, можно определить примерно так:
- знание всех основных офисных программ на уровне опытного пользователя,
- владение интернет-технологиями – почта, скайп, интернет-рассылки,
- высокая грамотность письма и речи, опыт ведения телефонных переговоров,
- готовность самостоятельно решать разные мелкие вопросы и проблемы.
Если вы умеете составлять хорошие коммерческие презентации, вести деловую переписку, можете вести переговорный процесс – ценность вас, как специалиста, существенно возрастет.
Это не означает, что все ваши таланты будут востребованы в конкретной вакансии. Бывает, что собственнику небольшого бизнеса требуется только специалист с функциями секретаря, или менеджер, осуществляющий периодическую интернет-рассылку.
В зависимости от намеченных целей вы можете остановиться на вакансиях с небольшой загрузкой, но если вы хотите расти в профессии, прокачивать навыки и повышать доход, то стоит поискать место с более серьезными требованиями.
Кроме технических умений, претендент на должность бизнес-ассистента должен обладать и определенными человеческими качествами:
- ответственность и надежность – работодатель должен быть уверен в вашем добросовестном отношении,
- честность и порядочность – вы будете допущены к закрытой информации о деятельности фирмы и работодатель должен быть уверен, что доверяет свои секреты в надежные руки,
- стрессоустойчивость – многие поручения придется выполнять в режиме дедлайна и в нестандартных ситуациях.
- пунктуальность и самодисциплина – немаловажные качества, которые позволят вам грамотно организовывать свой рабочий день и день начальства.
Как пройти собеседование
Сегодня подыскать вакансию удаленного ассистента можно на разных сетевых ресурсах. , социальные сети, официальные порталы поиска работы типа НН и JOB – там можно поискать подходящий для вас вариант трудоустройства.
Чтобы успешно пройти собеседование, вам нужно реально оценить свои знания и возможности.
Проверьте себя на знание русского языка на каком-нибудь бесплатном ресурсе в сети. Если результат не впечатлит, постарайтесь восполнить пробелы в знаниях. Грамотность и хороший слог, это то, без чего вы не сможете вести деловую переписку. Оцените свое владение таблицами – многие расчеты вам придется делать именно в них.
Подумайте о своих деловых и личностных качествах, какие из них помогут вам показать себя перспективным специалистом, а о каких лучше умолчать на предстоящем собеседовании. Грамотно составленное резюме поможет вам найти вакансию, соответствующую профессиональному уровню. Научитесь презентовать себя и не стесняйтесь озвучивать свои таланты и сильные стороны. Хвалить себя – не преступление.
Плюсы и минусы профессии
В работе бизнес-ассистента есть свои плюсы и минусы. Главным положительным фактором является возможность трудиться удаленно, в домашней, комфортной обстановке.
Участие в управлении бизнесом откроет перед вами большие перспективы – от возможности стать впоследствии соуправляющим до вхождения в состав собственников фирмы.
Еще одним бонусом станет приобретение нового опыта. Это может стать для вас мостиком к открытию собственного дела, ведь полученные знания захочется реализовать для собственного развития.
Минусом этой профессии может стать напряженный график, который вряд ли будет ограничиваться жесткими временными рамками. Часто в требованиях к соискателю указывается условие – быть на связи 24 часа в сутки.
С чего начать?
Большой объем, частые дедлайны, серьезный трудовой ритм – именно в таком активном и динамичном режиме живет современный бизнес, и если вы хотите стать его полноправным участником – вливайтесь в этот процесс и развивайте свой потенциал.
Курсов или обучающих материалов по профессии личного помощника мной в сети встречено не было. Однако, есть , которое здорово помогает в усвоении самых главных навыков удаленной работы. Подписывайтесь на рассылку курса, почитайте книгу об опыте перехода в удаленку от самых разных людей.
Если уровень ваших знаний и навыков пока не дотягивает до должности ассистента в серьезном крупном проекте — не расстраиваетесь, начните с малого. Построить карьеру помощника руководителя в сети можно достаточно быстро. Главное, что у вас должно быть – это желание развиваться и учиться.
Вот такой небольшой обзор по одной из удаленных профессий я сумел приготовить для вас сегодня. Надеюсь, что раскрыл для вас основные моменты и ее специфику. Если у вас возникли вопросы или есть желание как-то прокомментировать статью – буду рад любым откликам. Заглядывайте на огонек почаще – скоро мы продолжим обсуждение других специальностей, востребованных сегодня в сети.
Нет похожих статей
Личный помощник руководителя - профессия на данный момент достаточно востребованная. В первую очередь это связанно с развитием рыночной экономики, так как в условиях жесткой конкуренции финансовое состояние любой фирмы зависит от правильных и своевременных управленческих решений. Успех директора во многом зависит от умений, навыков ведения дел и личных качеств Помощник руководителя, обязанности которого широко варьируются от банальных офисных дел до оперативных решений, станет незаменимым сотрудником, «правой рукой» начальника, и самое главное, гарантом выполнения поставленных задач в намеченное время.
Личные качества ассистента
При выборе «правой руки» зачастую директор компании обращает внимание не на образование, а на личные Скорее всего, предпочтение будет отдано человеку с менее богатым опытом, но со схожим мнением, чем специалисту с отличными рекомендациями, но отличающимися жизненными убеждениями. Помощник руководителя, обязанности которого сформулировать практически невозможно, должен обладать умением читать мысли и по первому взгляду определять настроение начальника. Выполнять все задания, независимо от специфики - это могут быть поручения и личного характера. Если вы и всегда все принимаете на свой счет, то это не для вас работа. Помощник руководителя не должен обращать внимание на недовольство и срывы босса. Ассистент должен быть преданным и лояльным по отношению к своему начальству. Его работа, помимо денежного вознаграждения, мотивируется единой целью - повышением благосостояния и конкурентоспособности компании в целом. Помощник руководителя, обязанности которого - ведение переговоров и заключение договоров при отсутствии первого лица компании, в какой-то степени является лицом компании. Именно по нему конкуренты судят о состоянии дел, а клиенты и партнеры принимают решения о сотрудничестве.
Должностные функции
Итак, если вы намерены стать персональным помощником, следует ознакомиться со сферой деятельности и списком дел, которые в повседневные будни выполняет помощник руководителя. Обязанности его, как уже было сказано, варьируются от исполнительных функций до заместительских.
- планирование графика и составление рабочего расписания предстоящих дел и встреч руководителя;
- напоминание о запланированных встречах, предстоящих поездках, организация мероприятий и бизнес-ланча;
- контроль и планирование командировок: заказ билетов, бронирование отелей, работа переводчика;
- ведение документации и организаторские моменты по рационализации рабочего места.
К заместительским обязанностям относятся:
- поиск необходимой информации, оперативное решение возникающих вопросов, контроль над работой структурных подразделений;
- при необходимости представление фирмы и босса на деловых встречах.
В той или иной компании круг обязанностей может разниться в зависимости от специфики фирмы и личных
Перспективы
Сотрудники высокой квалификации, выполняющие эти функции, ценятся очень высоко. Чаще всего персональными ассистентами становятся офис-менеджеры, секретари, руководители отделов, заслужившие отличную репутацию за время своей службы и переросшие свои обязанности. Некоторые сотрудники рассматривают должность личного ассистента как стартовый этап для продвижения по карьерной лестнице. В будущем опыт и знание структуры компании, направлений ее деятельности, специализации, а также навыки проведения переговоров открывают широкие перспективы. Опытные и отличившиеся работники могут занять вышестоящие должности, что и является их высокой целью и главной мечтой.
