Анализ современного состояния мирового рынка СЭД — NT1300: Системы электронного документооборота — Бизнес-информатика. Рынок сэд становится рынком российских производителей. Дальнейшее развитие рынка, его консолидация, появление на рынке новых участников,

21.04.2011, Колесов Андрей

Издание: PC Week

Системы электронного документооборота продолжают набирать в нашей стране все большую значимость для бизнеса и для государства. Расширяется сфера применения подобных решений, повышается “глубина” использования заказчиками их функционала, постепенно происходит смещение от бумажного документооборота в сторону электронного. Вместе с тем на пути развития всех этих позитивных процессов имеются и препятствия. О текущем состоянии дел в отечественной СЭД-отрасли, ее проблемах и путях их решения своим мнениями делятся эксперты ведущих ИТ-поставщиков этого рынка.

Текущая ситуация

Разговор начался с вопросов перехода к более полному электронному документообороту, и тут специалисты единодушно отмечают, что в целом преобладают смешанные системы, где присутствуют оба вида документов — бумажные и электронные. Практически все сходятся на том, что в силу наших нормативных требований (законодательства, регламентов и пр.) быстро отказаться от бумажного документооборота не представляется возможным.

Среди новых веяний в этой сфере Андрей Акулов отметил, что СЭД берут на себя задачи ускорения бизнес-процессов, повышения их эффективности, оптимизации ежедневной работы людей, облегчения контроля над деятельностью компании: “Если раньше мы приближали автоматизацию к бизнес-процессам, то сейчас зачастую СЭД оказываются впереди - так, в связи с заданными правилами, документ появляется раньше, чем возникла задача в бизнес-процессе. Это новое направление развития СЭД, которые уже применяются на практике”.

По мнению Филиппа Калашникова, в настоящее время СЭД в России являются одним из наиболее востребованных классов корпоративных программных продуктов, практически для всех сейчас уже стала очевидной польза от внедрения подобных решений: “СЭД наводит порядок в корпоративном документообороте, и только за счет этого некоторые заказчики экономят миллионы долларов в год на резком снижении объема штрафов и других убытков от просрочки исполнения договоров и других финансовых документов. И хотя заказчиками СЭД до сих пор преимущественно являются крупные предприятия, в последнее время становится модным и среди средних и небольших компаний заводить у себя недорогую СЭД. Причем именно средние и небольшие предприятия делают упор на использование СЭД не столько для чисто канцелярских документов, сколько для управления договорами и другими финансовыми документами”.

Впрочем, по поводу активного перехода к электронной документации есть и сомнения. Юрий Дубровский считает, что реально в большинстве случае СЭД используется для управления бумажными документами, фактически выполняя задачи учета документов: “В СЭД документы регистрируют, вносят резолюции и поручения, контролируют исполнение. Автоматизируется обычно работа канцелярии, внутренняя переписка, договорная работа”. Но при этом, отметил он, есть отдельные проекты для организации не только общего (административного) документооборота, но и специфического. Он считает, что СЭД уже заняли заметное место в таких областях, как ведение реестров. Это позволяет заказчикам хранить данные в структурированном виде и одновременно иметь доступ к электронным образам этих документов, хранить историю изменений объекта учета и документов (вплоть до поименного списка сотрудников, вносивших изменения) и управлять жизненным циклом объекта учета.

Развивается такое направление, как электронные архивы, прежде всего для документов оперативного хранения. Такие архивы строятся по признаку профессиональной деятельности и учитывают ее специфику. Например, архивы финансово-бухгалтерских документов, архивы конструкторской документации, банковских досье, при необходимости их можно интегрировать с другими информационными системами, например с ERP или CRM. А вот в сегменте СМБ заметного оживления не наблюдается. Традиционное внедрение СЭД для них слишком дорого и не относится к числу приоритетных задач бизнеса. Возможно, спрос появится в сегменте услуг, предоставляемых по технологии SaaS.

Отдельным вопросом является роль все чаще особо упоминаемого автоматизированного рабочего места руководителя в составе СЭД. “Каким должно быть АРМ руководителя? Мнения компаний-разработчиков на эту тему сильно различаются, - констатирует Юрий Дубровский. - Мы считаем, что это должно быть мобильное эргономичное решение, настраиваемое под задачи конкретного руководителя, предоставляющее ему доступ к различным информационным ресурсам в зависимости от области его деятельности и полномочий по принятию решений. АРМ руководителя - это тот участок проекта, где во многом и формируется его экономический эффект, поскольку внедрение СЭД для руководства неизбежно приведет в СЭД и всех сотрудников”.

Какие задачи решаются при помощи СЭД, зависит в большей степени от ECM-зрелости компании и существующего опыта автоматизации бизнес-процессов - на этот аспект указывает Сергей Бушмелев. Компании и команды автоматизаторов, только получающие первый опыт, автоматизируют рутинные процессы - канцелярию, служебные записки. Более “продвинутые” и искушенные в части управления корпоративным контентом организации решают задачи следующего уровня - управление жизненным циклом договоров, создание единого финансового архива, иными словами вопросы эффективности, взаимодействия, управления рисками. Что касается госорганов и холдингов, то для них, по мнению Сергея, важно, чтобы системы электронного документооборота умели встраиваться в существующие и проектируемые контуры обмена документами и данными. Для СМБ необходимо, чтобы срок окупаемости был минимальным, поэтому они - основной потребитель законченных бизнес-решений.

“Поскольку для России характерным является управление организацией посредством документов (“если решение не задокументировано, его не существует”), то и от СЭД ожидается в первую очередь поддержка управленческих процессов, - подчеркнул Вадим Ипатов. - Поэтому чаще всего преследуются цели унификации и упорядочивания документопотоков, повышения оперативности доставки информации (в первую очередь управленческой), снижения временных и организационных затрат на поиск информации, установления взаимосвязей и взаимовлияния документов, повышения контроля исполнения, обеспечения прозрачности исполнения, снижения материальных затрат на документационное обеспечение”. Сегодня наиболее “продвинутыми” потребителями СЭД являются крупные компании, корпорации и холдинги. Они в основном и формируют облик современных отечественных СЭД и направления их развития. Схожесть отношения к управлению документами крупного бизнеса и госсектора делает востребованными в госсекторе решения, разрабатываемые для крупного бизнеса. Для СМБ не так актуален подход регламентированного управления документами и управления компанией с помощью документов. Но повышение бизнес-ориентированности СЭД делает их более привлекательными для СМБ. В частности, этому способствует инкорпорация кейс-менеджмента в СЭД.

Денис Левинский считает, что в России большинство компаний уже прошли через внедрение СЭД, а некоторые и несколько раз, хотя их применение главным образом касалось задач основного делопроизводства (ОРД, входящая и исходящая корреспонденция). С ростом размеров компаний и объемов обрабатываемых документов крупные компании вновь выбирали продукты для автоматизации СЭД, расширяли функциональность, добавляя требования по интеграции и возможности автоматизации процессов, производительности и отказоустойчивости. Повторное внедрение, как правило, было более сложным по многим причинам, но и этот процесс уже во многих компаниях завершен или находится на завершающей стадии.

Сегодня крупные компании обратили свой взор на вопросы ECM (управления корпоративным контентом). Одна из причин этого интереса заключается в том, что, внедрив системы по автоматизации бизнес-процессов (ERP, BPM, CRM) и получая от них массу документов, предприятия столкнулись с проблемой управления хранением контента (под хранением понимаем сложные процедуры, связанные с вводом-выводом информации, правами доступа, поддержкой регламентов, процедуры аппаратного хранения и т. д.). Госсектор в плане задач похож на крупный бизнес, но он менее поворотлив, а потому до использования ECM еще не дошел. Что касается СМБ, то здесь компании чаще выбирают “легкие” решения, не закладывая резкий рост и развитие. К тому же, чем меньше компания, тем чаще используется в качестве СЭД электронная почта.

Наталья Храмцовская уверена в том, что российские СЭД обеспечивают автоматизацию практически любых деловых процессов, связанных с обработкой бумажных и электронных документов, включая и традиционное делопроизводство, и исполнение регламентов, связанных с оказанием услуг. Главную же особенность России она видит в том, что до сих пор значительную часть своего жизненного цикла (в том числе выпускаются и хранятся) документы существуют в бумажном виде, межведомственный/межкорпоративный документооборот также осуществляется на бумаге. Поэтому отечественные СЭД в меньшей степени ориентированы на создание и хранение электронных оригиналов, а также на межведомственное/межкорпоративное электронное взаимодействие.

Но именно использование СЭД является способом избавиться от хождения бумажных документов внутри организации, может повысить эффективность, скорость работы с документами, их доступность и прозрачность согласований во времени. Без подобной системы не может обойтись ни одна компания, имеющая в своём составе хотя бы 100 человек. Так считает Андрей Лубенец: “В компаниях накопилось много слабоструктурированного контента, которым стало неудобно управлять в ручном режиме. В период кризиса многие организации взглянули на структуру своих расходов, что не всегда делалось во время бурного роста российской экономики. Как выяснилось, работа с документами, в том числе внесение информации из бумажных документов в информационные системы компаний, отнимает много ресурсов и есть явный потенциал для сокращения расходной составляющей бюджетов. Это и послужило толчком к внедрению СЭД, а также систем потокового ввода документов и данных и пр.”.

А вот Георгий Подбуцкий отмечает, что под словами “система документооборота” и СЭД в разных организациях и разных отраслях понимается не одно и то же, не говоря уже о том, что некоторые СЭД вовсе таковыми не являются, а представляют собой учетные системы. Проблема заключается в том, что в разных отраслях были и есть весьма различные приоритеты в области автоматизации документооборота. Так, в органах власти востребованы системы классического документооборота, которые поддерживают автоматизацию традиционных российских бюрократических процедур работы с документами. И как раз такие решения в принципе достаточно хорошо представлены на нашем рынке российскими производителями. Но есть еще, продолжает Георгий Подбуцкий , и коммерческие структуры, для которых автоматизация канцелярии - второстепенная задача. В первую очередь они заинтересованы во внедрении систем, которые могу поддерживать специфические документоориентированные процессы. Например, для географически распределенных холдингов весьма актуальна задача автоматизации централизованной обработки финансовой, проектной или юридической документации. Для страховых компаний ключевой процесс - работа со страховыми делами и приоритетна именно его автоматизация.

С таким мнением в целом согласна и Елена Стрелкова: “Реальное состояние дел с применением СЭД кардинально различается по отраслям и по сегментам рынка, а главное - по предметным задачам. Наиболее активны в отношении внедрения и использования СЭД отрасли с большим объемом документооборота и архива, например государственный сектор, а также отрасли с высокой внутренней конкуренцией и потребностью снижения издержек, в том числе за счет оптимизации основных бизнес-процессов, например финансовый сектор. Потребности предприятий в отношении функций, которые реализует СЭД, сегодня смещаются от простых функций учета, контроля исполнения и автоматизации процесса согласования к автоматизации более сложных бизнес-процессов, не ограниченных рамками отдельных подразделений и систем, и поддержке интеллектуальной работы с содержанием документов”.

Эту же мысль продолжает Роман Щемелов: “Сегодня требования, предъявляемые к системам управления документами, выходят за рамки автоматизации канцелярии и упорядочивания управленческого документооборота. Управление документами все чаще рассматривается более комплексно, в сочетании с другими системами управления информацией - системами совместной работы, объединенных коммуникаций, управления бизнес-процессами, поиска, текстовой аналитики и т. д. Это приводит к привлечению к работе в СЭД различных групп пользователей. Соответственно меняются и требования к интерфейсам систем управления документами. Сегодня интерфейс должен быть максимально простым и удобным для рядового пользователя, а доступ к системе должен осуществляться из любого места и практически с любого устройства. Второе важное требование - гибкость системы, позволяющая поддерживать процессы работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла: от момента создания и совместной работы с ними и до момента утверждения, архивного хранения и последующего уничтожения”.

Ольга Яковенко оценивает ситуацию на российском СЭД-рынке оптимистично, как состояние “готовность к большому прыжку”. Уже есть опыт успешного внедрения СЭД, причем высокая потребность в применении подобной системы была исторически заложена в бюрократическую машину госструктур, хотя чаще всего решение разрабатывалось как уникальный инструмент под деятельность конкретной структуры. Хотя при этом перечень задач ограничивался регистрацией основных признаков документов и фиксацией состояний документа: в разработке, рецензирование, на подписи, в архиве и т. п.

Для крупного же бизнеса автоматизация документооборота стала жизненно необходимой для обеспечения пространства оперативного принятия решений. Здесь круг задач кардинально иной, чем в госсекторе: быстрый поиск по любому параметру, включая контекст; хранение комплекта документов любого формата, возможность обработки документов, формирования отчётов по различным критериям выборки и т. д. На рынок вышли сильные разработчики СЭД, как российские, так и зарубежные. Объектом их интереса стали крупные холдинги и уже знающие документальный порядок федеральные госструктуры. Не охваченными пока остаются средние и малые предприятия.

На пути к безбумажному документообороту

Что касается движения рынка в сторону электронного документооборота, то тут общее мнение таково: отказ от бумаги не должен стать самоцелью, тем более, что абсолютно безбумажный документооборот - это утопия, во всяком случае в видимой исторической перспективе. Говоря о проблемах, все выделяют две - нормативные требования и сложившийся менталитет.

“Есть бизнес-процессы, в которых затраты на создание, доставку и хранение бумажных документов составляют значительные суммы. Это первые кандидаты на анализ возможности перевода взаимодействия в электронный вид, - пояснил свою позицию Сергей Бушмелев. - Но как в этих, так и в других случаях, предстоит сначала оценить затраты на перевод и поддержание электронного документооборота, а также возникающие риски. Думаю, еще значительное время современный документооборот будет оставаться электронно-бумажным”.

Наталья Храмцовская считает, что сейчас нам нужно наладить электронное взаимодействие, когда подразделения и организации обмениваются изначально электронными документами либо заверенными электронными копиями бумажных документов, что не исключает первоначальное создание отправителем многих документов на бумаге и последующую их распечатку получателем. “Полностью безбумажный документооборот возможен пока что лишь для отдельных видов документов, и в общем-то это пока что не основная задача, - уверена эксперт, отметив при этом, что за последний год убрано большинство существовавших препятствий для широкого использования электронных документов и процесс устранения оставшихся помех продолжается быстрыми темпами. Более того, кое-где государство уже заставляет как собственные структуры, так и коммерческие организации использовать исключительно электронные документы взамен бумажных. Но при этом подчеркивается, что даже в отсутствие внешних помех, организациям приходится преодолевать внутренние препятствия - неготовность руководства и персонала к работе по-новому, нежелание перестраивать привычные бизнес-процессы, вкладывать значительные средства в развитие информационной инфраструктуры и в наём и переподготовку сотрудников.

Продолжая тему препятствий на пути перехода на полностью безбумажный документооборот, Роман Щемелов выделяет несколько основных проблем. Во-первых, это требования законодательства, когда для некоторых типов документов обязательным является наличие “мокрой” подписи и последующее хранение в бумажном виде. Во-вторых, это низкая вовлеченность в работу с СЭД высших руководителей компании: часто бывает так, что на определенном этапе документ, создаваемый в СЭД, распечатывается на принтере и ложится на стол к руководителю в бумажном виде. Поэтому, кстати, ряд экспертов отмечает, что внедрение СЭД приводит не к сокращению, а к увеличению потребления бумаги. Такая ситуация возникает, в частности, из-за того, что многие СЭД, создаваемые для автоматизации канцелярии, по своей природе не ориентированы на руководителей и рядовых сотрудников, что существенно усложняет работу с СЭД и на определенных этапах приводит к частичному отказу от её использования. Наконец, переходу на безбумажный документооборот мешает и отсутствие единых стандартов управления документами, что делает затруднительным обмен юридически значимыми электронными документами между компаниями-контрагентами.

Юрий Дубровский полагает, что сейчас говорить о полностью безбумажном хождении документов можно только применительно к внутрикорпоративному документообороту, да и то с исключениями - документы постоянного срока хранения (например, приказы по основной деятельности) должны быть подготовлены в бумажном виде для дальнейшей передачи в архив. Иногда их требуют контролирующие органы, которые приказ в электронном виде пока не воспринимают, а последние изменения законодательства ужесточают ответственность, а значит, риски руководителей, отступающих от бумажных традиций.

Однако даже в случае ориентации на бумажные носители, использование СЭД все равно является полезным - в этом случае она помогает избежать необходимости многочисленных копий, хранят только оригинал и его электронный образ. Реально на безбумажные технологии можно перевести стадии подготовки и согласования документов, работу с внутренними документами. На этапе хранения приходится дублировать электронные архивы бумажными экземплярами, но для оперативной работы в целях ускорения поиска используются электронные образы.

“Договоры по-прежнему предпочитают заключать на бумаге, - отметил эксперт. - Слишком сложно доказывать в суде правомочность электронной подписи, пока немногие юристы за это берутся, судебная практика по ЭЦП еще только формируется. Перевод внешней переписки в электронный вид для государственных организаций достаточно проблематичен. Срок хранения ее по законодательству - пять лет, но при проведении экспертизы архивные органы часто переквалифицируют срок хранения на “постоянно”, а значит - ее нужно сдавать в государственный архив. А как сдавать, если переписка - в электронном виде? Методики законодательством не предусмотрено. Поэтому службы делопроизводства не готовы переходить полностью на электронную переписку, приходится комбинировать СЭД и бумажный документооборот индивидуально для каждого заказчика”.

Проблема перехода на безбумажный документооборот связана не только с отсутствием или несовершенством правовой и нормативной базы, но в большей степени с недостаточной зрелостью самого электронного документа. На этот аспект проблемы обратил внимание Вадим Ипатов. По его мнению, сегодня нет принципиальных препятствий для того, чтобы две организации могли заключить между собой соглашение об обмене документами в электронной форме. Но пока до конца не решены вопросы борьбы с рисками потери целостности, аутентичности, достоверности. Электронный документ непрерывно меняет свой формат и способ хранения (“носитель”). Пока до конца не ясны принципы обслуживания экземпляров электронных документов, хранящихся в репозиториях взаимодействующих сторон, которые гарантировали бы, что на документ можно рассчитывать в ходе последующих операций или деятельности. Неоднозначно отношение к служебной информации, которая вместе с содержательной частью скрепляется электронной подписью. “Перечень можно продолжать, - заметил эксперт. - Но даже реализация внутреннего безбумажного документооборота проблематична. Ведь применительно к внутреннему документообороту безбумажный и электронный не являются синонимами. Дело в том, что электронный текстовый документ не всегда удобен в работе, именно поэтому могут многократно появляться его бумажные копии. Большие надежды на изменение ситуации связаны с ростом популярности средств Web 2.0 и мобильных устройств”.

Однако Филипп Калашников считает, что внутренний документооборот компании без проблем может быть полностью безбумажным, хотя и признает, что, как только речь заходит о внешних документах, например договорах, ситуация прежняя, несмотря на вполне заметный прогресс в нормативных актах на эту тему. В то же время он отметил, что заказчики в своем большинстве вполне удовлетворяются тем, что СЭД не заменяет бумажный документооборот на электронный, а наводит порядок в управлении бумажным документооборотом.

Даже при сохранении бумажного документооборота внедрение СЭД позволяет решать проблемы дублирования данных, переноса одних и тех же данных в систему, проверки информации. Отмечая этот факт, Андрей Акулов подчеркнул, что заказчиков интересуют быстрые, эффективные процессы в организации, сокращение расходов в результате внедрения СЭД.

Денис Левинский выделяет два основных препятствия на пути перехода к полностью электронному документообороту. Во-первых, это привычка работать с бумажными документами, выработанная за годы и характерная как для крупного бизнеса, так и для госсектора, что, в свою очередь, снижает эффективность уже внедренных СЭД. Вторая - регуляторы, которым часто недостаточно электронных документов и необходимо предоставить твердые копии. Тем не менее сегодня ситуация быстро меняется по обоим направлениям: с одной стороны, приходят новые управленцы, многие из которых перенимают западный опыт, с другой стороны, и государство начинает уделять этому вопросу безбумажного документооборота все больше внимания.

Оптимистично настроен и Андрей Лубенец: “Сегодня многие государственные учреждения и коммерческие организации (в частности, компании, работающие в области сетевых продаж, страховые организации, банки и др.) активно переходят на безбумажный документооборот. Они одними из первых осознали эффективность запуска всех процессов согласования документов в электронном виде, а также создания электронных архивов с возможностью поиска документов по тексту, что особенно актуально для многомиллионных архивов документов, которые накопились в крупных организациях за много лет”.

Продолжая эту тему, он отмечает, что переходу на безбумажный документооборот в нашей стране по-прежнему мешают законодательные аспекты, в частности то, что понятие электронного документа все еще не закреплено законодательно. Единственный законодательно закрепленный электронный документ сегодня - это счета-фактуры. Если говорить в целом, то юридически значимые электронные документы только начинают появляться. И пока что наиболее важные документы должны храниться на бумаге. Кроме того, документы в бумажном виде достаточно просто и понятно решают задачи экономического функционирования предприятий - заключение договоров, подписание актов, выставление и оплата счетов. Как сделать это на бумаге, всем понятно. Но чтобы заключить договор в электронном виде, а тем более - обменяться данными счетов-фактур, нужна стандартизация, СЭД должны быть стандартизованы для обмена данными между организациями. Но пока далеко не все компании, особенно малого бизнеса, готовы к внедрению дорогостоящих информационных систем.

В отличие от многих других экспертов Ольга Яковенко считает, что госструктуры опережают все другие отрасли по внедрению СЭД, что поддерживается целенаправленным финансированием государства. В компаниях же быстрое внедрение СЭД сдерживается, по ее мнению, двумя причинами. Это отсутствие регламентированного документооборота даже в бумажном варианте. И отсутствие чёткого понимания силы влияния этой регламентации на скорость и корректность принятия оперативных решений. А для небольших компаний до настоящего времени ещё существовала третья причина - отсутствие простого, недорого решения, но сейчас на рынке уже есть соответствующие продукты. “По нашему опыту, наличие в компании регламентированной системы документооборота, а лучше СМК (системы менеджмента качества), значительно сокращает сроки проекта по автоматизации финансово-хозяйственной деятельности предприятия и обеспечивает качественный результат”, - отметила она.

“Основным фактором успешного и быстрого перехода организации на безбумажный внутренний документооборот является воля руководителя, - сказал Георгий Подбуцкий . -Внедрение любого бизнес-приложения всегда вызывает на первом этапе отторжение пользователей. Если введение системы сопровождается пересмотром регламентов корпоративной работы с документами и тем более если сам руководитель начинает активно использовать СЭД, то совершенно точно - система приживется. В нашей практике был случай, когда руководитель организации предупредил сотрудников, что “со дня запуска СЭД в эксплуатацию, единственный документ, который он готов рассматривать в бумажном виде - это заявление на увольнение”. И система заработала, сегодня в ней несколько тысяч пользователей”.

Но при этом он обозначил и другую сторону вопроса перехода на безбумажный обмен документами - это уровень межведомственного/межкорпоративного документооборота. Здесь пока все гораздо сложнее, так как статус и легальность электронного документа пока не получили четкого юридического определения. Однако движение в сторону постепенного перехода на электронный обмен документами есть - производители готовы предлагать технологические решения, государство постепенно усиливает юридическую базу и, собственно, само начинает переходить на системы типа МЭДО.

Вопросы создания архивов электронных документов

Архивы пока не принимают электронные документы на долгосрочное хранение и не планируют это делать в ближайшем будущем, ссылаясь на технические проблемы обеспечения долгосрочного хранения, притом что долгосрочное хранение электронных документов - это одна из ключевых проблем перехода к безбумажному документообороту. С этим согласны все эксперты, отмечая лишь различные нюансы.

Понимание необходимости создания электронных архивов приходит постепенно. Еще пять лет назад большинство компаний не было готово к решению этой задачи, но сегодня ситуация меняется. О создании электронных архивов задумывается как госсектор, так и коммерческие организации, в частности страховые компании и банки. Они нацелены на создание электронных архивов клиентских досье, что позволяет ускорять и удешевлять стоимость обслуживания, к примеру, страховых полисов и кредитных документов, а также увеличивать сохранность документов.

“Созданию электронных архивов по большому счёту ничто не мешает, но до последнего времени ничто особенно и не подталкивало большинство организаций к тому, чтобы заниматься этой задачей, требующей немалых финансовых, материальных и кадровых ресурсов. Теперь такие стимулы появляются, - считает Наталья Храмцовская. - Процесс внедрения электронных архивов пойдёт более гладко, если государственные органы сформулируют соответствующие требования, причём очень хотелось бы, чтобы требования, например, Центрального Банка, налоговой службы, других ведомств не оказались диаметрально противоположными”.

Филипп Калашников оценивает ситуацию весьма оптимистично: на пути использования электронных архивов нет никаких особенных препятствий - ни технологических, ни организационных. Все ведущие СЭД имеют в своем составе модули электронного архива, которые активно используются заказчиками как в составе функциональности этих решений, так и независимо. При этом на рынке присутствует довольно много предложений, в том числе от независимых поставщиков электронных архивов, не имеющих в составе своих решений СЭД.

Елена же Стрелкова считает, что большинство проектов, которые заказчики сегодня называют “электронный архив”, относятся к оперативному, а не к долговременному хранению. При оперативном хранении основной задачей является быстрота доступа к документам в ежедневной работе. Проблемами долговременного хранения электронных документов мало кто сегодня занимается в связи с тем, что системы хранения становятся все более дешевыми, поэтому создается впечатление, что объем оперативного архива можно просто наращивать до бесконечности. “Но вопрос долговременного хранения так или иначе все-таки возникает - после нескольких лет работы в системе, - заметила Елена. - Это происходит тогда, когда заказчик понимает, что для того, чтобы обращаться к документам двух-трехлетней давности, их хранение нужно организовать иначе, чем в оперативном архиве. Я думаю, что заказчики со стажем работы с СЭД более трех-пяти лет скоро станут обращаться к нам с запросами на организацию долговременного хранения. Наши технологии полностью к этому готовы, но пока таких запросов еще не очень много”.

Говоря про электронные архивы, нужно иметь в виду, что они все же довольно разные. “Ничто не препятствует сегодня оцифровке библиотек, кроме желания и наличия финансирования. Но что касается архивов, например, корпоративного характера, тут все упирается в окупаемость таких решений для заказчика и законодательное регулирование сроков хранения ряда документов, - заявил Георгий Подбуцкий . - Построение полноценного ЭХД - не дешевое решением. Поэтому экономическая эффективность создания корпоративного электронного архива хорошо очевидна для крупного холдинга или компании с большим объемом документопотока. Здесь и понятная экономия на сокращении площадей хранения, и доступность документов, и сокращение расходов на их сбор и обработку”. Но проблема тут в том, что текущая ситуация в этой сфере мало зависит от поставщиков решений. ИТ-рынок уже готов предлагать заказчикам и платформы для подобных систем, и отраслевые решения. Могут ли производители впрямую повлиять не изменение законодательной базы? На этот вопрос эксперт придерживается, скорее, отрицательного мнения. Но при этом он обращает внимание на то, что спрос на ЭХД есть, а общее развитие уровня информатизации и ежегодный рост объемов информации в геометрической прогрессии так или иначе будут толкать рынок как к технологической, так и законодательной эволюции.

Говоря о проблемах в этой сфере, Андрей Лубенец отмечает, что каждый руководитель, имеющий дело с большими бумажными архивами, должен задуматься об эффективности работы с документами. Сесть и посчитать, во сколько обходится хранение одного документа с учетом аренды площадей, сколько времени занимает поиск нужного документа в бумажном архиве. Сколько времени и бумаги требуется на изготовление копии документа по запросу. Сколько времени занимает пересылка документов почтой между офисами одной организации - например, для отделений федерального ведомства, расположенных в разных регионах (это очень существенный фактор для России). Наконец, нужно понимать, сколько документов теряется или не может быть найдено. Внедрение электронного архива, как впрочем, и любой другой информационной системы, сопряжено с наведением порядка в бизнес-процессах организации. Поэтому здесь требуется участие и воля топ-менеджеров.

“Если кто-нибудь обращался в архив за нужной справкой, он знает, сколько нужно времени на поиски нужной информации. Бывают и ошибки - искали, искали, не нашли, а потом вдруг раз - есть данные! А это могут быть и вопросы размера пенсии или прав на наследство, и другие важные вопросы, - отметил Юрий Дубровский. - Решение этих проблем - в обеспечении архивов системой быстрого поиска по хранимым данным, для чего документы должны быть в электронной форме. Возникает противоречие - для долгосрочного хранения документы нужны в бумажном виде, а для поиска - в электронном. Так, может быть и принимать документы на хранение и в электронном, и бумажном виде? Бумагу - на долгое хранение, а задачи оперативного поиска будут решены благодаря наличию электронных экземпляров”.

Примерно такой же точки зрения придерживается Андрей Акулов: “Электронное хранение позволяет организовать быстрый сквозной поиск в архивах. Однако ввиду того, что СЭД не может полностью заменить бумажные документы, ведется их совместное использование. Поиск документов или выпуск отчетной информации производятся в электронной системе, а доступ к оригиналам осуществляется по бумажным носителям”.

“Электронные хранилища как среда хранения корпоративных информационных активов в электронном виде не имеют большого распространения в России. Как правило, они очень быстро превращаются в электронные помойки и к ним пропадает интерес”, - отметил Вадим Ипатов. В реальной жизни нацеленно и скрупулезно заниматься упорядочением хранения, ретроконверсией, атрибутированием сложно и накладно. Поэтому более востребованными являются решения, соответствующие государственному (и ведомственному) нормативному регулированию в области архивного дела. Такой электронный архив решает задачи завершающей фазы жизненного цикла документов и замыкает весь комплекс процессов, связанных с обработкой документов в СЭД. Для этой задачи процедуры формализованы и понятны. Очевидна значимость подобных решений.

Эксперт указывает также на то, что практическую понятную ценность имеют такие специализированные архивы, как технологические, справочно-нормативные и т. д. Разрозненность и специализация архивных систем естественна, так как в каждой из них действуют свои правила. Обеспечение же их взаимодействия вполне реализуемо с применением сервис-ориентированной архитектуры и сквозных деловых процессов, охватывающих несколько информационных систем.

Российские организации только начинают сталкиваться с задачами и проблемами долговременного хранения электронных документов, в частности, тот же Центробанк уже разработал рекомендации по долговременному хранению документов операционного дня. Приводя этот пример, Сергей Бушмелев сказал о том, что катализатором роста понимания важности данного вопроса станет взрывной рост электронных документов, создаваемых в рамках оказания электронных госуслуг, ввод в обращение электронных счетов-фактур, переход госорганов на электронный документооборот. Другими словами, тогда, когда электронный документ будет не копией бумажного, а наоборот - единственным оригиналом, когда спрятаться за “бумажки” уже не получится.

Наталья Храмцовская обращает внимание на юридические аспекты проблемы: “Существуют многочисленные положения законов и нормативных правовых актов, требующие от организаций длительного и постоянного хранения множества видов документов. Как только мы начинаем эти виды документов переводить в электронную форму, сразу же встает вопрос об обеспечении их сохранности в течение установленных сроков. Мало того, просто сохранить электронные документы недостаточно - нужно это сделать так, чтобы не поставить под сомнение их юридическую значимость и чтобы сохранилась их доказательная сила”.

Она отмечает, что до сих пор основную массу изначально электронных документов составляли документы, которые не требовалось хранить более пяти лет (реально же подавляющее их большинство уже через год не представляло какого-либо интереса). Кроме того, эти документы редко запрашивались контролирующими органами и нечасто использовались в качестве доказательств в судебных спорах. Сейчас ситуация быстро меняется, согласно уже принятым решениям, в электронном виде будут создаваться документы длительного срока хранения, причём из числа тех, что требуется представлять при разного рода проверках. Это одна из причин, по которым создание электронных архивов становится актуальной задачей. Кроме того, в организациях информация, представляющая ценность для их бизнес-деятельности, всё больше накапливается в виде электронных документов, сообщений электронной почты, баз данных и т. д., а следовательно встает вопрос о том, как обеспечить сохранность этой информации.

Ольга Яковенко обращает внимание на то, что недавний экономический кризис, возросший уровень финансового управления российских предприятий, важность анализа истории взаимоотношений с партнёрами привели к необходимости обеспечить возможность не только сравнения данны за различные периоды деятельности предприятий, но обращения непосредственно к документам: договорам, переписке, проектным документам. Работать с электронным архивом удобно и имеется надежное техническое обеспечение этой возможности. Она, в частности, отмечает быстрый рост новых “облачных” технологий, централизацию обработки и хранения больших объёмов информации.

Проблема создания архивов для долгосрочного хранения электронных документов осложняется тем, что в крупных организациях, как правило, уже существуют исторически накопленные “архивы” электронных документов - в СЭД, на файловых серверах и т. п. и объем этих архивов постоянно увеличивается. На этот момент обращает внимание Роман Щемелов и развивает дальше свои соображения: “Поэтому, хотя на рынке и представлено достаточное количество решений по организации электронных архивов, в такой ситуации задача систематизации уже имеющейся информации, выработки регламентов и обязательных атрибутов для создания и хранения документов, а также внедрения всех этих правил и поддержки их выполнения представляется очень трудоемкой и трудновыполнимой. Как правило, за нее даже не берутся или быстро прекращают попытки. Тем не менее одним из подходов к решению данной задачи является объединение документов на уровне представления пользователю через систему корпоративного поиска”. Он отметил также, что современные поисковые системы позволяют, используя возможности обработки контента, систематизировать и структурировать накопленную в архивах информацию по автоматически вычленяемым из текста документа атрибутам (типы документов, контрагенты, города, авторы, предприятия и пр.), очистить от дубликатов и предоставить эффективные способы работы с найденной информацией на портале или в других СЭД.

1 Введение

2 Основные понятия и принципы

3 История развития систем электронного документооборота

4 Современная функциональность СЭД

5 Характеристика российского рынка СЭД

6 Обзор современных систем электронного документооборота

7 Правовое регулирование и стандарты в области СЭД

8 Список литературы

Введение

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Его спад по данным за 2009 год составил не более 20-25%. В численном выражении объем рынка СЭД на сегодня, по данным CNews Analytics, составляет около 220-250 млн. долл.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития. Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

Основные понятия и принципы

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый документ - документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная подпись (ЭП) - аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Основные принципы электронного документооборота:

 Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

 Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

 Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

 Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

 Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

 Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

История развития систем электронного документооборота

Системы электронного документооборота, появившись относительно недавно, в настоящее время прочно заняли свое место в информационной структуре предприятия. Первоначально в их задачу входила исключительно простая автоматизация документооборота, то есть помощь делопроизводителям, но ни в коей мере не замена документных потоков, циркулирующих на предприятии.

Многое изменилось тогда, когда производители СЭД начали не просто копировать процессы предприятий, обеспечивающие движение бумажных документов, но учитывать задачи, стоящие как перед этими процессами в частности, так и перед всей документооборотом в целом.

Понимание того, что документооборот предприятия предназначен для поддержки его системы управления, пришло в СЭД далеко не сразу. Более того, многие современные федеральные и муниципальные органы власти и по настоящий момент используют простейшие СЭД, в задачи которых входит лишь дублирование бумажного документооборота, но не замена его и не оптимизация и поддержка структуры управления.

Разделяя хронологически этапы эволюции систем электронного документооборота, следует выделить первый из них, начавшийся в 80-х годах XX века и продолжавшийся фактически до его конца. Этот период характерен разрозненностью решений, которая появилась вследствие того, что предприятия, руководство которых уже понимало необходимость автоматизации документооборота, еще не имели унифицированного инструментария, необходимого для решения задач такого рода.

Рассмотрим причины, которые первоначально привели к необходимости автоматизировать документопотоки. В последней четверти двадцатого века объемы управленческой документации предприятий еще не достигли критических показателей, однако имеющаяся территориальная разрозненность структурных подразделений приводила к тому, что процедуры согласования руководителями различных уровней могли проходить неделями и в отдельных случаях даже месяцами. Введение на таких предприятиях служб кольцевой почты позволяло оптимизировать только механизмы последовательного согласования, веерное же, или как его называют сейчас, параллельное согласование, требовало очень больших временных затрат, вследствие чего его использование сводилось к минимуму и применялось, по возможности, исключительно пределах одного здания.

Когда же во многих крупных промышленных предприятиях и органах власти объемы документооборота стали подходить к критическим значениям, стало понятно, что процессы документооборота требуется подвергнуть кардинальному реинжинирингу, то есть перестройке, в результате которой при сохранении общих требований к результатам процессов сами процессы должны были быть оптимизированы и, как следствие, их прохождение должно было занимать значительно меньше времени.

Таким образом, первые СЭД были полностью индивидуализированы, разрабатывались непосредственно на предприятиях, для которых создавались силами внутренних ресурсов. Очевидные достоинства такого подхода (четкое соответствие построенной СЭД фактическим регламентированным процессам документооборота, общая интегрированность в информационную инфраструктуру организации) были с лихвой компенсированы одним принципиальным недостатком: такая система, разработанная в самой организации, обычно была немасштабируемой, а изменить структуру автоматизируемых процессов было практически невозможно, что приводило к невозможности развития такой системы. А поскольку полученная таким образом СЭД была неразрывно связана с моделью управления организацией, то наступал момент, когда развитие компании полностью останавливалось вследствие того, что используемая система электронного документооборота сама тормозила то, что должна была совершенствовать: эффективность принятой в организации системы управления начинала быстро падать и компания была вынуждена прикладывать усилия для того, чтобы создать адекватную СЭД, которая бы смогла поддержать управление и сделать развитие компании более эффективным.

Решение этих задач приняли на себя одновременно несколько компаний, созданных в середине 90-х годов: они начали создавать универсальные СЭД, которые легко масштабировались под нужды практически любых заказчиков, а сама технология создания конечного решения СЭД стала двухэтапной: на первом этапе компания создавала унифицированное ядро СЭД, на втором этапе происходило внедрение - подгонка процессов под нужды конкретного заказчика. Такой подход позволил снизить стоимость конечных решений, а будучи одновременно значительно более функциональным, обеспечивал возможности организационного и функционального масштабирования системы.

С конца XX-го века подход к автоматизации документооборота начал изменяться качественно: в Россию пришли новые подходы к управлению, позволившие повысить его эффективность уже методологически. Именно так к нам пришло понятие менеджмента качества, а вместе с ним - процессный подход к управлению. Информационные системы практически сразу отреагировали на эти веяния, как результат в них пришло понятие WorkFlow - потоков работ, представлявших из себя единичные экземпляры деловых документоориентированных процессов. Современные СЭД откликнулись на их появление реализацией процессно-ориентированных движков (WorkFlow-engines), которые стали одновременно новым методологическим шагом, позволяющим современным СЭД еще быстрее и эффективнее адаптироваться под нужды быстрорастущих компаний. Приход на российский рынок западных разработчиков (IBM Lotus, Documentum), производивших платформы для этих систем, ввел понятие ECM - enterprise content management (управления информацией предприятия). Методически СЭД, относящиеся к категории ECM, отличались от остальных тем, что в них появилось четкое разделение: сам документ, его информационная составляющая (контент). ECM-система работала с контентом документов посредством его метаданных - выделенной информации, имеющей определенную важность для организации. Так, для исходящего письма метаданными могли являться адресат, дата подписания и должностное подписывающее лицо, регистрационный номер и сведения об отправлении и доставке.

Использование workflow позволило уже самим специалистам компаний, эксплуатирующих системы электронного документооборота, обеспечить непрерывное изменение автоматизируемого процесса в целях его максимального соответствия процессам предприятия. Безусловно, это был огромный скачок вперед.

Изменилась и архитектура решений: если первоначально СЭД представляла собой пример двузвенной архитектуры (СУБД - приложение), то к 2005-му году требование трехзвенной архитектуры СУБД - сервер приложений - интерфейс пользователя стало фактическим стандартом отрасли, а организации, проводящие тендеры на поставку СЭД, стали указывать именно такое требование к системной архитектуре как предпочтительное либо обязательное.

Благодатная экономическая ситуация этого времени способствовала бурному росту предприятий всех отраслей, одновременно создавая благоприятные условия для вывода на рынок новых продуктовых решений СЭД. В это время окончательно сформировался круг производителей СЭД, работающих на российском рынке и рынках ближайшего зарубежья.

Современная функциональность СЭД

Корпоративные информационные системы и системы электронного документооборота в частности представляют собой решения, преимущественно предназначенные для управления информационными ресурсами средних и крупных предприятий. Основными причинами такого расслоения является, прежде всего достаточно высокая цена “входного билета” на этот рынок. Приобретение полноценной, качественной и безопасной системы управления базами данных (СУБД), обеспечение ее современными средствами криптографической защиты информации, а также необходимость привлечения к проектам внедрения высококвалифицированного персонала аналитиков, консультантов и внедренцев привели к тому, что компания, пришедшая к необходимости получения такого мощного средства управления корпоративным контентом, как СЭД, была вынуждена единовременно понести достаточно большие финансовые затраты, которых не могли себе позволить индивидуальные предприниматели и малые предприятия. Таким образом, СЭД становились инструментами совершенствования управления именно в крупных компаниях, а обеспечить максимальную отдачу от внедрения могли территориально-распределенные коммерческие структуры холдингового типа.

Развитие функциональности СЭД привело к тому, что все больше документоориентированных процедур управления было автоматизировано и все больше областей повседневной деятельности компаний были покрыты их функционалом.

К настоящему времени фактическим стандартом современных СЭД являются следующие области деятельности:

 общее делопроизводство - обработка входящей корреспонденции и обращений граждан, подготовка исходящих писем и документов, внутренняя и организационно-распорядительная документация, контроль исполнения поручений;

 кадровое делопроизводство - жестко регламентированная область частного документооборота, позволяющая осуществлять поддержку процедур приема на работу и увольнения работников, направления работников в командировку, предоставления планового отпуска и иных видов отпусков. Такие системы обеспечивают ведение всех утвержденных форм кадрового делопроизводства: приказ о приёме работника на работу (ф. Т-1), приказ о расторжении трудового договора (ф. Т-8, Т-8а), приказ о переводе работника на другую работу (ф. Т-5), личная карточка работника (ф. Т-2, Т-2ГС, Т-2МС), штатное расписание (ф. Т-3), график отпусков (ф. Т-7);

архивное делопроизводство - область частного делопроизводства, завершающая жизненный цикл документов организации и поддерживающая следующие процедуры: формирование описей по утвержденным формам, передача дел на архивное хранение, экспертиза ценности документов и дел в целом, уничтожение документов и дел, более не представляющих ценности для организации, ее сотрудников, государства и общества, сдача отдельных дел на хранение в структуры федерального архивного агентства (Росархива);

коллегиальная работа - позволяет автоматизировать документное обеспечение деятельности коллегиальных органов управления - совещаний, заседаний, советов директоров, собраний акционеров. Также позволяет осуществлять подготовку, согласование и утверждение повесток дня (плановой документации) и протоколов (результирующей документации);

 управление взаимоотношениями с клиентами - функционал CRM (cunsumer relationship management) сейчас в той или иной степени реализован во всех СЭД, исключая самые старые, у пользователям которых, впрочем, такой функционал не особо востребован.

Характеристика российского рынка СЭД

Российский рынок систем электронного документооборота в денежном выражении в настоящее время оценивается экспертами в 170 млн. долларов и отличается высокими темпами роста - от 25 до 40 процентов в год, по различным оценкам. Это делает его очень привлекательным, в том числе для мощных зарубежных компаний, поэтому положение в отрасли легко может измениться. Конечно, с одной стороны на ненасыщенном рынке все поставщики, проявив достаточную активность, в принципе имеют большие возможности для развития. Но, с другой стороны, сейчас уже можно говорить, что пул основных игроков практически сформировался.

Зарубежные и российские разработчики до настоящего времени делили рынок в денежном выражении примерно поровну, однако по количеству внедрений соотношение явно не в пользу иностранных разработок. Ввиду высокой стоимости лицензии зарубежных программ, а также недешевой и трудоемкой адаптации под требования российских стандартов они используются, в основном, в крупных компаниях и госучреждениях, для которых вопрос цены стоял не столь остро. Предприятия СМБ больше склонны применять отечественные разработки из-за их гибкости и дешевизны, и ситуация тут вряд ли изменится. Однако и крупные компании все чаще обращаются к российским СЭД. Чем дальше, тем большую часть рынка, вероятно, будут завоевывать отечественные системы: с каждым годом они становятся все функциональнее, существенно менее затратны во внедрении и, что очень важно, разрабатываются специально под российские реалии.

На долю зарубежных разработчиков платформ и решений приходится более 50% рынка СЭД. Большую долю рынка СЭД (около трети) занимают решения на базе платформы Documentum. Принявшим участие в исследовании компаниям, разрабатывающим свои системы на базе платформы IBM Lotus Domino / Notes («БОСС-Референт», НТЦ ИРМ, «Интерпроком Лан», «Компания "ИнтерТраст"», ComputerAge), принадлежит 12–15% рынка. Среди российских компаний значимое положение на рынке занимают: ЭОС, «Ланит», Directum и Cognitive Technologies. На долю системы, разработанной каждой из указанных компаний, приходится более 5% рынка СЭД. Довольно сильные позиции имеют также компании Upscale Soft, Docsvision и Naumen. В СЭД не учитываются другие решения, созданные на базе платформ IBM, используемые для разработки ECM-решений (Lotus Notes, Content Manager и др.), а также решения на платформах для разработки ECM-приложений компаний Microsoft и Oracle и решения российских разработчиков, не принявших участие в исследовании CNA. Указанный сегмент российского рынка СЭД оценивается экспертами в $45-55 млн. Тем не менее, учитывая, что платформы IBM, используемые для создания систем электронного документооборота, широко представлены в России, то доля решений на базе технологий IBM может оказаться значительно выше суммарной доли опрошенных CNA компаний, в том числе за счет собственных разработок. В целом можно выделить три основных направления роста рынка, за который могут побороться новые и уже действующие игроки. Во-первых, можно ожидать увеличения спроса со стороны государственных учреждений после разработки соответствующей нормативно-правовой базы. Так как госсектор является определяющим потребителем СЭД в России, на долю которого приходится порядка 40% рынка, то многое зависит от того, какой путь изберет государство при создании развитой межведомственной структуры обмена информацией. Во-вторых, крупные коммерческие структуры, уже достаточно давно активно использующие СЭД, но лишь в некоторых подразделениях, стремятся объединить распределенные филиалы в единое информационное пространство и распространить успешную практику на предприятие в целом. И, в-третьих, средний и малый бизнес в последние два-три года внедряет все больше систем повышения эффективности организации рабочего процесса и уже осознал, какие преимущества это дает.

Объем рынка систем электронного документооборота (СЭД) в России в 2008 г. составил, по предварительным оценкам CNews Analytics, около $210 млн. Крупнейшим заказчиком СЭД в России остается госсектор, и надежды на дальнейший рост также связывают с инициативами государства. Надежды на дальнейшее развитие связываются по-прежнему с госсектором, банками, телекомом и нефтегазом, изначально «поднявшим» этот рынок в России. При оценке объема рынка СЭД в России экспертами CNews Analytics, а также респондентами – компаниями-разработчиками и интеграторами – учитывается стоимость составляющих системы, услуги по консалтингу, внедрению и обновлению системы, а также обучение и техподдержка. Если по данным опроса 2007 г. доля услуг по внедрению была примерно равна стоимости системы (около 36%), то в 2008 г. респонденты указали, что доля внедрения немного увеличилась – 40% против 35% (стоимость системы). Отчасти такое изменение было связано с бурным ростом отечественного сектора ИТ-услуг в целом, на фоне которого заметно и быстро увеличивалась стоимость работ консультантов. С началом кризисных изменений в стране заказчики оживленно предвкушали, что цены на эти услуги в скором времени упадут. Однако по факту резкого удешевления профессиональных ИТ-сервисов до сих пор не произошло, при том, что этот рынок первым попадает в зону риска.

Рис. 1. Структура затрат на внедрение СЭД.

Обзор современных систем электронного документооборота

Рассмотрим восемь наиболее распространенных в России СЭД: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС - Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies). Представленный взгляд на СЭД - попытка оценить возможности и готовность программных продуктов решать актуальные задачи организации электронного документооборота на предприятии.

Критерии, выделенные в обзоре, помогут проанализировать возможности рассматриваемых решений с точки зрения технической реализации тех или иных задач СЭД. Все возможности разбиты на семь областей автоматизации:

Делопроизводство;

Общий документооборот;

Управление договорной деятельностью;

Электронный архив;

Работа с обращениями граждан;

Управление проектами;

Работа с документацией СМК.

В таблице 1 приводится ряд очевидных критериев, присущих всем рассматриваемым системам (и всем системам класса СЭД, в принципе), и критерии, которые позволяют отличать решения друг от друга. В целом, функциональные возможности систем совпадают, и лишь подробная детализация некоторых принципиальных задач документооборота и особенности их реализации позволяют сделать сравнение различных решений. Стоит отметить, что по всем приведенным в обзоре системам имеется достаточно большая практика внедрений. Эти системы используются сотнями организаций для автоматизации документооборота. Кроме указанных решений, на рынке присутствует еще более 50 программных продуктов, не получивших большого распространения.

Если проанализировать новые версии систем, занимающих лидирующие позиции на рынке, то стоит отметить, что последние три года их развитие был направлено в основном на совершенствование сервисных возможностей, так как базовые возможности в той или иной форме уже были реализованы ранее. Если говорить о новых технических возможностях, то можно отметить потенциал развития СЭД в сторону управления различного вида контентом (мультимедиа), использование технологий автопроцессинга и разбора содержания документа. Но пока подобная функциональность для СЭД не является обязательной, и самое главное - спрос на нее в России до конца не сформировался.

Таблица 1. Общие характеристики наиболее популярных СЭД

Рассмотрим представленные СЭД по понятному всем соотношению «цена/функциональность»:

Рис. 2. «Оптимальная цена/функциональность» СЭД (диаграмма Gartner )

Данная диаграмма построена по принципу «магического квадранта Gartner», в котором оптимальное соотношение по критерию «оптимальная цена/функциональность» имеют системы, расположенные в I квадранте. Во II и IV квадрантах диаграммы располагаются системы, не обладающие сбалансированными показателями цены и функциональности.

Выбранный для исследования критерий позволяет оценить различные СЭД с точки зрения их готовности решать реальные задачи электронного документооборота на современном предприятии. В группу лидеров вошли системы Directum, DocsVision и ЕВФРАТ. Остальные системы расположились в II и IV квадрантах.

Правовое регулирование и стандарты в области СЭД

Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется. Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);

Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст);

Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

При реализации проектов по внедрению СЭД, в случае работы с персональными данными необходимо руководствоваться требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» и от 27 декабря 2009 г. N 363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных».

Так как ГОСТы носят рекомендательный характер, то разработчики закладывают в свои решения максимальную гибкость, чтобы на базе системы можно было, в зависимости от заказчика, реализовать различные схемы работы с документами. Зачастую архитектура и логика работы системы должны обеспечивать различные и, порой, противоположные подходы к автоматизации документооборота. Отсутствие общепринятых стандартов является проблемой не только для разработчиков, но и для заказчиков, так как выбор требований к СЭД становится слишком субъективной задачей. Правила и регламенты работы с документами могут отличаться от предприятия к предприятию не только в рамках одной отрасли, но даже в рамках одной группы компаний. И хотя в целом комплекс задач электронного документооборота достаточно понятен, способы их реализации сильно разнятся. Получается, что одно из главных требований, предъявляемых к разработчикам современной СЭД, - предложить адекватное по цене, качеству и срокам внедрения решение независимо от специфики работы заказчика (другими словами - удовлетворяющее любой специфике).

Информационно-аналитический центр TAdviser опубликовал традиционный ежегодный отчёт по рынку систем электронного документооборота (СЭД) и управления контентом (ECM). На этот раз он охватывает проекты, начатые и завершённые в 2016 и 2017 годах.

Оценка российского рынка СЭД в денежном эквиваленте

По подсчётам TAdviser, в 2016 году объём отечественного рынка СЭД/ECM-систем составил порядка 41,6 млрд ₽ . За год рынок увеличился на 10% . Такой же динамики (10% ) эксперты ожидают и по итогам 2017 года.

Максимальную прибыль от продаж, внедрения и сопровождения систем электронного документооборота в 2016 году получила сеть франчайзи фирмы «1С». Совокупный доход вендора и партнёров составил 2,75 млрд ₽ . При этом более 2 млрд ₽ фирма «1С» и её франчайзи заработали на услугах внедрения и сопровождения СЭД, в то время как продажи лицензий привлекли в общую копилку всего 650,5 млн ₽ . Однако результаты партнёрской сети были представлены вне рейтинга, поскольку это не один, а огромное множество игроков рынка.

Первую строчку официального ранкинга заняла компания «Логика бизнеса» с годовой выручкой 1,86 млрд ₽ , вторую - «Крок» с 1,38 млрд ₽ , третью TerraLink с 964 млн ₽ . Наш партнёр ЭОС на продаже, внедрении и сопровождении СЭД «ДЕЛО» и EOS for SharePoint в 2016 году заработал 793,5 млн ₽ и обеспечил себе 4-е место в общей таблице.

Составители рейтинга отмечают, что большинство участников рейтинга СЭД/ECM продемонстрировали положительную динамику выручки в 2016 году. Только 2 из 16 компаний ухудшили свои финансовые показатели - и это интеграторы, а не вендоры. Все фирмы-разработчики СЭД остались в плюсе.

Рейтинг СЭД по числу проектов

По количеству начатых и завершённых в 2016 году проектов лидирует компания Directum (739 ). Наши партнёры ЭОС (593 публичных проекта за год) и 1С (178 проектов) занимают 2-ю и 4-ю строчки соответственно.

Отраслевое распределение проектов

Статистику распределения проектов СЭД по отраслям TAdviser в этом году не выводил. Однако за него это сделала международная исследовательская компания IDC. По её подсчётам, в 2016 году в ECM больше всего инвестировали российские предприятия промышленного, государственного и финансового секторов. Но они подходили к решению проблемы по-разному. Промышленники с наибольшей долей рынка (25% ) основное внимание уделяли автоматизации внутреннего документооборота: расширению функционала СЭД с точки зрения управления проектами, автоматизации типовых для предприятия сценариев работы и интеграции СЭД с транзакционными системами ( , CPM, BI). Занимающий 23% рынка госсектор в 2016 году преимущественно решал задачи развития МЭДО и подключения новых участников к межведомственному взаимодействию. Финансовые учреждения с долей 16% были сосредоточены на автоматизации внешнего документооборота: создании клиентских электронных досье, мобильных приложений, автоматизации процесса выдачи кредитов.

Ключевые драйверы роста рынка СЭД

Ежегодно рынок СЭД / ECM в России увеличивается на 10% . Этому способствует целый ряд факторов:

Сложная экономическая ситуация . Затянувшийся кризис заставил предприятия серьёзнее задуматься о сокращении инвестиций и ужесточении финансового контроля. Многие в связи с напряжённой экономической ситуацией впервые задумались об оценке и оптимизации своих бизнес-процессов. И нашли эффективное решение - СЭД/ECM-системы.

Процесс импортозамещения . В 2016 году Правительство РФ издало распоряжение №1588-р, обязывающее федеральные органы исполнительной власти и государственные внебюджетные фонды переходить на российское программное обеспечение. С тех пор производители отечественных систем электронного документооборота наблюдают устойчивый спрос на свои решения. Не исключено, что вслед за госорганизациями и органами госуправления на отечественные платформы обяжут перейти крупные отраслевые компании с государственным участием. А это основной сегмент заказчиков СЭД и ECM-систем. Однако, как и в нынешней ситуации, переход будет не резким. Замена масштабных информационных систем всегда сопряжена с высокими затратами и рисками, поэтому модернизация должна быть плавной. Начать можно с обновления базы данных и перехода на открытое программное обеспечение, например, с перехода на PostgreSQL.

1. Курс на цифровую экономику . Государство планомерно запускает электронные сервисы («Госуслуги», «Налог.ру»), коммерческие компании и . Перевод бизнес-процессов в электронную среду - эффективный путь снижения себестоимости товаров и услуг, оптимизации трудовых, временных и финансовых затрат.
2. Стремительное развитие новых технологий . По мере развития новых инструментов обработки и хранения данных (блокчейн, большие данные, искусственный интеллект) эволюционируют и системы электронного документооборота. Расширяется их функционал, появляются новые инструменты стандартизации, визуализации и анализа информации (BI). СЭД всё чаще используются в качестве корпоративных хранилищ данных.
3. Потребность в автоматизации ЮЗЭДО . В 2016–2017 годах в организациях различных размеров и отраслей назрела острая необходимость в автоматизации юридически значимого документооборота (ЮЗЭДО). Причём речь идёт не только о применении квалифицированной электронной подписи и онлайн-обмене заверенными документами, но и о потребностях на уровне полноценных механизмов интеграции, позволяющих минимизировать ручные операции и обеспечить непрерывность сквозных процессов.
4. Тотальная мобилизация . В настоящее время не только руководители, но и рядовые исполнители нуждаются в доступе к рабочим программам с мобильных устройств. Возможность подключения к корпоративной СЭД с личного телефона или планшета позволяет сотруднику быстрее узнавать о новых задачах и оперативнее исполнять их. Тотальный переход корпоративных коммуникаций в мобильную среду привёл к зарождению целой индустрии, обслуживающей мобайл для бизнеса. В неё входят контент-провайдинг, услуги разработки инструментов защиты корпоративных данных, проектирования и создания мобильных приложений.
5. Распространение облачных сервисов . Облачные СЭД-технологии активно применяются на государственном уровне. Подать заявку на смену водительского удостоверения или паспорта, заплатить налоги, получить справки ЖКХ сегодня можно в цифровой среде - через сайты госуслуг. Что касается коммерческой сферы, то для предприятий среднего и малого бизнеса ECM-платформа непременно должна быль облачной. Покупать коробочную версию СЭД организациям сегмента СМБ экономически невыгодно. Использование облачных систем управления контентом весьма удобно и для крупных предприятий. Такие ECM не ограничены в плане масштабирования, централизованы, обеспечивают повсеместный доступ сотрудникам с любых типов устройств в режиме 24/7.
6. Учащение вирусных атак . Недавняя волна вирусных атак спровоцировала всплеск интереса к СЭД как к системам централизованного хранения корпоративной информации.

Прогнозы на ближайшую перспективу

Дальнейший рост рынка эксперты связывают с развитием ЮЗЭДО, финансового архива и совершенствованием механизмов интеграции СЭД с другими информационными системами предприятия. Уже сегодня СЭД бесшовно интегрируются с аналитическими сервисами и учётными программами. В ближайшем будущем системы электронного документооборота ещё плотнее встроятся в IT-ландшафт организаций. Эксперты даже допускают выпуск конвергентных решений для комплексной работы со всеми типами данных и контента компании.

Большее распространение в системах электронного документооборота получат чат-боты и механизмы искусственного интеллекта. Из сервиса регистрации документов СЭД превратится в многофункциональную систему документирования всей деловой активности предприятия, центр диспетчеризации информации с учётом данных множества информационных систем. Плюс к этому, СЭД станет главным поставщиком данных для глубокой всесторонней аналитики в BI-системах.

Сдерживающие факторы

В числе основных барьеров развития рынка СЭД эксперты называют:

• Ограничения законодательной базы . Электронный документооборот до сих пор используется не как основной, а как дублирующий бумажный.
• Недостаточная унификация СЭД, отсутствие единого стандарта и регламентов . К примеру, сотрудники промышленных предприятий работают не только со стандартными отчётами, но и со специализированной инженерной документацией (чертежами из AutoCAD). Отсутствие таких документов в типовых формах многих сдерживает от внедрения СЭД.

Опыт внедрения СЭД «СофтЭксперт»

Согласно результатам опроса TAdviser, кризис стимулирует спрос на системы электронного документооборота. И это закономерно, поскольку сотрудники стоят дороже, чем оборудование, программное обеспечение и разовые услуги внедрения. С этим приходится считаться и представителям бизнеса, и госорганам.

Эффективность автоматизации документооборота наглядно демонстрирует пример Федеральной налоговой службы. Если бы ФНС сейчас работала как прежде (с бумажными носителями), на обработку документов потребовалось бы 40 000 сотрудников. В данный же момент с этой задачей успешно справляются 4000 человек. То есть разница - в 10 раз!

В каких сферах СЭД наиболее востребованы

По данным всё того же информационно-аналитического центра TAdviser, системы электронного документооборота наибольшим спросом пользуются в госсекторе (23% ), сферах финансовых услуг (8,6% ), строительства (6,4% ), торговли (6,1% ), машиностроения (5,6% ) и энергетики (5% ).

Мнение «СофтЭксперт»

О том, как обстоят дела со спросом на СЭД в Центральном федеральном округе России, мы поинтересовались у руководителя отдела продаж и компании «СофтЭксперт» Елены Тарасовой :

«Если судить по количеству наших клиентов, то спрос на СЭД в кризис действительно растёт. За последние 2 года количество заказов на один только «1С:Документооборот» в ГК «СофтЭксперт» увеличилось на 20% . Спрос на СЭД «ДЕЛО» также остаётся стабильным, но поскольку это всегда проекты регионального масштаба, отслеживать динамику по годам здесь не представляется возможным.

Что касается отраслевого распределения спроса, то у нас ничего принципиально не изменилось. Как в докризисные времена, так и сегодня основными заказчиками систем электронного документооборота в ГК «СофтЭксперт» остаются промышленные предприятия, строительные холдинги и госсектор. В частности, в течение 2015-2016 годов мы получили заказы на:

Внедрение СЭД «1С:Документооборот» на предприятиях ПАО «Тульский оружейный завод», ОАО «Калугаприбор», ООО «Хавейл Мотор Мануфэкчуринг Рус», ООО «Тулаоборонстрой», ЗАО «Индустрия Сервис», ООО «СКС Консалтинг», АО «Центргаз», ЗАО «Связь Инжиниринг», ООО «Тропик Интернешнл», ОАО «Тулаточмаш», ПАО «НПО Стрела»;

- развитие СЭД «ДЕЛО» (автоматизацию новых рабочих мест, обновление системы, добавление новых функций) в администрациях Тульской, Московской, Рязанской, Тамбовской областей и города Тулы».

Тенденции рынка электронного документооборота:

1) Импортозамещение . Постановление правительства от 01.01.2016 запрещает закупать зарубежное программное обеспечение для государственных и муниципальных нужд во всех тех ситуациях, когда представленные на рынке отечественные аналоги не уступают ему по качеству и функционалу. Благодаря курсу на импортозамещение российские системы электронного документооборота оказались в выигрышном положении. Такой расклад наверняка позволит им упрочить положение на рынке.

2) Интеграция с BMP-решениями . Системы электронного документооборота выходят за рамки канцелярии. Сегодня СЭД всё чаще интегрируются с BPM-решениями (программным обеспечением для автоматизации бизнес-процессов), сервисами интеллектуального поиска, бизнес-аналитики и коллективной работы сотрудников. К современной СЭД заказчик предъявляет такие требования, как лёгкая интеграция с другими корпоративными системами и охват всех направлений деятельности предприятия.

3) Переход в облака . Если раньше российские компании, боясь утечки и потери данных, отказывались разворачивать СЭД в облаках, то сегодня ситуация меняется. Забыть о потенциальных рисках предпринимателей заставили многочисленные преимущества облачных решений:

Сокращение расходов на IT-инфраструктуру . Развёртывание СЭД в публичном облаке позволяет сэкономить на закупках дополнительного серверного оборудования, услугах его обслуживания, содержании дополнительных специалистов в штате. (Разумеется, в случае с частным облаком нагрузка на IT-инфраструктуру предприятия, наоборот, возрастает и требует наращивания мощностей).

Возможность удалённого доступа в режиме 24/7 . Перевод корпоративных данных в частное или публичное облако позволяет выйти за периметр информационной системы предприятия и организовать удалённый доступ для авторизованных пользователей. Благодаря данному решению сотрудники материнской и дочерних компаний могут совместно работать над задачами и документами в режиме онлайн, находящиеся на выезде специалисты всегда остаются на связи, руководитель имеет возможность согласовывать документы вне офиса, со смартфона или любого другого подручного девайса.

Учитывая политический курс, логично предположить, что облачные СЭД в России в большинстве своём будут частными и плавающими на территории страны.

4) Увеличение спроса на мобильные приложения . За один только 2015 год свыше 30 000 пользователей установили себе мобильное приложение «1С:Документооборот». В основном это были топ-менеджеры и руководители среднего звена, ответственные за согласование договоров и организационно-распорядительной документации по проектам. Однако сегодня наблюдается увеличение числа пользователей мобильных приложений СЭД и среди непосредственных исполнителей задач. Мобильная версия позволяет ответственным за реализацию проекта лицам оперативно получать информацию и предпринимать соответствующие действия по ней.

5) Использование электронных подписей . Сегодня вовсе необязательно дожидаться возвращения руководителя проекта из командировки для подписания договора. Согласующее лицо может воспользоваться электронной подписью (ЭЦП).

6) Усовершенствование инструментов поиска . По словам эксперта по управлению документацией ЭОС Натальи Храмцовской, СЭД всё чаще используются в качестве корпоративных хранилищ информации и документов. В связи с этим повышаются требования к развитости их внутренних инструментов поиска и бизнес-аналитики. Чем быстрее и интеллектуальнее поиск, тем выше удовлетворённость пользователей системой.

Прогнозы относительно развития рынка СЭД

В течение ближайших 5 лет следует ожидать эволюции систем электронного документооборота. По мнению экспертов рынка, СЭД полностью подстроятся под требования бизнеса и станут более мобильными. Что касается прогнозов на отдалённую перспективу, то они связаны с технологиями искусственного интеллекта. По предсказаниям экспертов, СЭД разовьются настолько, что смогут самостоятельно (без участия человека) готовить проекты решений по документам.

Рассмотрим прогнозы корифеев рынка более подробно:

• Голосовое управление . «Мобилизация» СЭД подготовит почву для голосового внесения информации.
• Мобильный ввод данных . Технологии интеллектуальной обработки наподобие Abbyy Compreno позволят добавлять электронные документы в базу посредством фотографирования оригиналов и мгновенного их распознавания.
• Усложнение контента . Ожидается интеграция СЭД с сервисами мгновенных сообщений, IP-телефонией, мультимедийными платформами.
• Повышение надёжности ЭЦП . В целях предотвращения случаев мошенничества электронная цифровая подпись начнёт поддерживать новые механизмы защиты и хэширования.
• Вечные архивы . Разработчики СЭД будут вынуждены решить проблему долговременного хранения электронных документов. Если государство требует, чтобы документация в сфере атомной промышленности хранилась сотни лет, значит, система должна обеспечить такую возможность.
• Использование «цифрового следа» . Речь идёт о портрете пользователя, составленном на основе анализа его деятельности в сети. Использование «цифрового следа» позволит персонализировать поиск по электронной базе предприятия (повысить релевантность выдачи для каждого конкретного юзера), улучшить управленческие процессы (система будет подсказывать, какой сотрудник лучше всего справится с решением той или иной задачи), оценивать мотивацию и эффективность работы персонала.

РОССИЙСКИЙ РЫНОК СЭД: ПРОБЛЕМЫ И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ THE MARKED OF THE SYSTEM OF ELECTRONIC TURNOVER: PROBLEMS AND PERSPECTIVES OF DEVELOPMENT

Мащенко И.С., Чернышева Н.В.

Южно-Российский институт управления - филиал Российской академии народного хозяйства и государственной службы

Mashchenko I.S., Chernysheva N.V.

South-Russia Institute of Management - branch of Russian Presidential

National Economy and Public Administration

Аннотация: В статье анализируются проблемы и перспективы развития рынка СЭД в России. Рассмотрены понятия систем электронного документооборота, их предназначения и актуализация в современном мире, представлены статистические данные о развитии и использовании конкретных систем электронного документооборота, как в коммерческой структуре, так и в госсекторе. Сделаны выводы о проблемах СЭД и о необходимости их развития, совершенствования и использования в организациях и государственных органах, чтобы повысить их эффективность и результативность.

Ключевые слова: электронный документооборот, система электронного документооборота, рынок СЭД, функциональность СЭД, СЭД в госсекторе.

Annotation: The article analyzes the problems and perspectives of the market development of the system of electronic turnover in Russia. The following notions are concerned: the systems of electronic document turnover, their aims and actualization in the modern world, statistic data on the development and using of concrete systems of e-document turnover are given both in the commercial structiond and the public sector. Conclusions are made on the problems of the systems of electronic turnover the necessity of their development improvent and using in the organization and state lodies for raising their efficiency and resultativeness.

Key words: electronic documentary turnover, the system of electronic document turnover, the market of the systems of e-document turnover, the systems of e-document turnover in the public sector.

В современном мире развитие технологий и их повсеместное внедрение привело к тому, что электронный документооборот и архивные работы занимают лидирующие позиции по сравнению со своим бумажным аналогом. Сегодня мы с вами можем наблюдать рост количества и объёма используемых в мире документов . Причём соотношение электронных и бумажных документов со временем меняется в пользу последних.

В 2014 году рынок СЭД отметил свой 20-летний юбилей. Его зарождение и становление было вызвано прежде всего потребностями в автоматизации работы госорганов - первые отечественные системы электронного документооборота создавались по их заказам.

Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации .

СЭД на рынке информационных технологий остаются в числе самых востребованных систем, так как позволяют:

Повысить эффективность управления компанией, предоставляя руководству всю необходимую информацию для принятия решений;

Оптимизировать работу сотрудников с документами;

активы компании (информация, которая может быть утеряна в результате увольнения или сокращения сотрудников), т. е. обеспечить непрерывность бизнеса или деловых процессов.

В 2013 году российский рынок СЭД, включая услуги по внедрению, вырос на 20% к объему 2012 года до 30,72 млрд рублей. Он сохранял высокие темпы роста в период с 2011 по 2013 годы: от 20 до 35%.В отличие от других сегментов рынка делового ПО, где, по данным ТЛёу1Бег, начался небольшой спад (В1-системы) или рост остановился (БИР-системы), рынок СЭД и по итогам 2014 года должен показать двузначный рост: главный драй вер этого рынка - госсектор, где проекты в области автоматизации электронного документооборота реализуются с высокой интенсивностью. В количестве проектов доля госсектора на рынке СЭД составляет до 25%, в денежном выражении - до 40%. .

Положительную динамику рынка в 2013 году подтверждают данные о выручке интеграторов. Среди тех компаний, которые подали данные о выручке на рынке СЭД, включая услуги по внедрению (в рублях с НДС), прирост в 2013 году относительно предыдущего года составил от 15% и выше у большинства компаний. (Таблица 1) .

Таблица 1. Доходы системных интеграторов на рынке СЭД в

России, 2012-2013, тыс. рублей

Комп ания Вы ручка 2013 Пр оекты 2013 Выр учка 2012 Пр оекты 2012 Рост выручки 2012-2013

1С (в се франчайзи) 1 240 742 103 3 1 041 691 948 19,1%

Логи ка бизнеса 760 000 88 534 900 86 42,1%

КРО К 545 970 51 473 553 50 15,3%

ЭОС 516 029 777 3 263 997 - 95,5%

Инте рТраст 420 864 478 406 759 289 3,5%

АйДи Технологии управления 380 970 - 238 035 - 60%

Лани т 188 000 80 180 000 70 4,4%

ELM A 56 000 105 38 000 - 47,4%

Haul 50 54 28 49 73,6%

mont (Хоулмонт) 000 800

0 FTS (ФТС) 38 000 9 34 500 5 10,1%

1 АСК ОН 23 200 57 17 600 35 31,8%

Всего 4 219 775 3 257 835 29,5%

Наиболее активно внедрения СЭД в России реализуются в государственном секторе, в первую очередь это относится к органам власти, но также и компаниям с государственным участием.

Среди государственных компаний за период с начала 2013 года по сентябрь 2014 года по масштабу выделяются, система электронного документооборота в рамках ГАС Правосудие, которая работает на базе платформы Дело (ЭОС) (более 67 тыс. пользователей), а также внедрение EMC Documentum в Росатоме (30 тыс.) и внедрение Этлас (ЭДО) в Департаменте здравсоцразвития Орловской области на 10 тыс. АРМ. В коммерческом секторе крупнейшим СЭД-проектом является внедрение DocsVision в Сбербанке РФ, тиражирование системы все еще продолжается: по оценкам самого банка, сейчас в СЭД на этой платформе работают уже 100 тыс. сотрудников банка (Таблица 2) .

Таблица 2. Топ-5 проектов СЭД/ЕСМ в госсекторе России по числу пользователей за 2013 - первые три квартала 2014 года

ГАС Правосудие Дело ЭОС 67 835

Заказчик Систе ма Интег ратор Число пользователей

Росатом EMC Documentum КРОК 30 000

Департамент здравсоцразвития Орловской области Этлас (ЭДО) Этлас- Софт (AtlasSoft) 10 000

Генеральная прокуратура РФ АИК Надзор ЭОС 9 123

Правительство Ростовской области Дело (ЭОС) ЭОС 7 639

В отрасли СЭД сложилась парадоксальная ситуация: обычно

законодательство является тормозом на пути применения новых технологий. Сегодня законодательная база опережает технические возможности большинства внедренных систем. С другой стороны, возможности самих ECM-платформ, на которых строятся СЭД (как импортных, так и отечественных), в принципе позволяют решать и все новые задачи. Сегодня сдерживает развитие чаще всего недостаточная компетентность функциональных заказчиков, которые все еще придерживаются консервативных взглядов на документооборот.

Очевидно, что на системном уровне понимание важности этой задачи есть: постановлением Правительства Российской Федерации от 06.09.2012 N 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» установлено, что переход к ЭДО в органах власти необходимо завершить до 31 декабря 2017

Но текущее состояние дел оставляет почву для сомнений -масштабные инвестиции в ИКТ в госсекторе, более 1 трлн. руб., пока не дают ощутимого практического результата.

К сожалению сегодня, не существует ни одной юридически значимой госуслуги, предполагающая совершение каких-то юридически значимых действий - выдачу документа, изменение статуса гражданина и т.д., - переведенных в электронную форму. Все услуги, которые предоставляются на ЕПГУ, носят информационный характер .

Системы СЭД направлены на улучшение деятельности той или иной организации, но каждая из них имеет свой широкий функционал, в который входят ряд характеристик. В процессе исследования нами были

■ Directum ■ Docs Vision ■ Globus Professional

■ PayDox ■ 1C:Документооборот* Босс-референт

■ ДЕЛО ■ ЕВФРА Т ■ МОТИВ

выявлены 9 систем. Покажем их функциональную оснащённость, на базе чего выделим преимущества и недостатки систем (Рис. 1,2). Рис. 1. Технические возможности современных СЭД

Рис. 2. Стоимость лицензий на 100 пользователей, без учета стоимости СУБД, дополнительных модулей и скидок

При сравнении функциональных возможностей СЭД приняты следующие обозначения: «+» - возможность реализована; «+/-» - возможность доступна в рамках ограниченной функциональности или требуется приобретение дополнительного ПО; «-» - возможность не реализована .

По функции «Работа с документами» лидирующие позиции занимают такие СЭД как: Босс-референт, Дело и Ефрат. Низовой уровень занял PayDox (Таблица 3).

РАБОТА ДОКУМЕНТАМИ С Directum DocsVision Globus PayDox 1С: Документ Босс- ДЕЛО ЕВФРАТ МОТИВ

Встроенные средства

просмотра прикрепленных файлов

Изменение прикрепленных файлов

Работа с проектами документов /- /- /-

Таблица 3. Работа с документами

По разработанности функции «Поиск и анализ информации» лидерами являются такие СЭД как: Ефрат, Дело и DocsVision. Последние позиции занимают 1С, Directum, GlobusProfessional (Таблица 4).

ПОИСК и АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИИ Directum DocsVision Globus PayDox 1С:Документоо Босс-референт ДЕЛО ЕВФРАТ МОТИВ

Атрибутивный поиск (поиск по реквизитам документа)

Поиск задач и поручений (в том числе по срокам исполнения, исполнителям, контролерам)

Полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка /- /- /- /- /-

Осуществление различных видов поиска в одном запросе /-

Таблица 4. Поиск анализа информации

Таблица 5. Информационная безопасность

ИНФОРМАЦИОННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ Directum DocsVision Globus PayDox 1С:Документо Босс-референт ДЕЛО ЕВФРАТ МОТИВ

Поддержка различных способов аутентификации /- /- /- /- /- /- /-

Назначение прав пользователя

Назначение прав группам пользователей

Поддержка пользовательских ролей

По разработанности функции «Информационная безопасность» на лидирующих позициях Босс-референт, Ефрат, Дело и DocsVision. На последних позициях: 1С и GlobusProfessional (Таблица 5).

На основе проведенного анализа можно выделить несколько СЭД с наибольшей функциональной оснащённостью. К ним относятся: Ефрат, который является беспрекословным лидером, также Дело и DocsVision. Из 9 СЭД недостаточной функциональной оснащённостью отличились 1С, Globus Professional, PayDox. Остальные же СЭД заняли среднюю нишу.

В заключение можно сказать, что СЭД является необходимым в современном мире и его постоянное совершенствование является также важным критерием. Системы электронного документооборота хорошо известны на российском рынке. Сегодня их внедрения приобрели массовый характер и достигли пика продуктивности. Дальнейший рост

рынка возможен не за счет роста числа пользователей ECM, а благодаря усовершенствованию их функциональности. На сегодняшний день среди основных причин замены имеющихся решений - проблемы с производительностью, нехватка функциональных возможностей, дороговизна развития и поддержки текущего решения, закрытость кода платформы, неудобный интерфейс, проблемы с территориальной распределенностью и интеграцией, а также привязка к устаревшим программным и аппаратным платформам.

Список литературы:

1. Мансурова Н.А., Веселов П.С Предпосылки и этапы внедрения системы электронного документооборота малого и среднего бизнеса// Экономические исследования 2010 № 1 - С. 2

2. Гайсинский И.Е., Вострикова Т.В., Перова М.В. Электронный документооборот в системе подготовки и повышения квалификации специалистов // Государственное и муниципальное управление. Ученые записки СКАГС. 2009. № 4. С. 66-75

3. [Электронный ресурс]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

4. [Электронный ресурс]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

5. [Электронный ресурс]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

6. Хашева И. А. Практика использования информационно-коммуникационных технологий при оказании государственных услуг // Государственное и муниципальное управление. Ученые записки СКАГС. 2009. № 4. С. 99-108

7. Бакушев В.В., Григорьев Е.С. Электронные технологии в государственно-политической и системной управленческой деятельности аппаратов: оценка предпосылок // Государственное и муниципальное управление. Ученые записки СКАГС. 2009. № 1. С. 56-61.

8. [Электронный ресурс]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php